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Diagrama de Gantt, ¿Qué es y cómo usarlo bien?

Diagrama de Gantt, ¿Qué es y cómo usarlo bien?

En esta oportunidad traemos para ti el Diagrama de Gantt. Esta útil herramienta de planificación que podemos usar a diario en nuestros proyectos y metas para llevar un orden cronológico.

Al momento de realizar un trabajo de investigación, tesis o postgrado e incluso doctora es importante que nos planifiquemos en tiempo y espacio para que todos nos salga como esperamos y en el momento que deseamos.

Esta herramienta también es súper útil en el mundo del marketing, para organizar tu empresa y metas. Así que es un mito que sólo se usa para llevar a cabo trabajos de investigación.

Si quieres llevar a cabo una gestión impecable de tu empresa o a la empresa que te encuentres manejando, en caso de ser administrador, el diagrama de Gantt.

La planificación es la clave de todo. Si te visualizas en una posición con unos resultados determinados y en una fecha puntual para llevar a cabo dicha visualización tendrás el éxito que siempre quisiste tener.

El uso de diagrama de Gantt se encuentra totalmente aceptado y se ve como una manera excelente de administrarse en tiempo para nuestros proyectos, trabajos, entre otros.

Hoy te daremos una guía completa para que sepas qué es y en que consiste un diagrama de Gantt. En el caso de que te encuentres interesado en llevar uno para planificar cualquiera tu actividad, proyecto o meta que tengas en mente. Sin duda es una herramienta excelente para la planificación.

diagrama de gantt

¿Qué es el diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt no es nada más que un gráfico donde podemos visualizar un cronograma de actividades con fecha y hora. Este fue diseñado por el inventor Henry Gantt.

Entonces de primero lo que podemos decir es que es una herramienta grafica donde podemos colocar una serie de actividades con un orden cronológico que este puede ser por fecha y horas. De esta manera planificarnos y tratar de llegar al objetivo planteado u objetivos dependiendo del caso.

El diagrama de Gantt consiste principalmente en enumerar una serie de actividades que serán llevadas de forma vertical en un tiempo que será medido de forma horizontal. Por actividades podemos hacer referencia a las diferentes metas u objetivos.

En el caso de un proyecto empresarial pueden ser metas como por ejemplo número de ventas, adquisición de clientes, entre otros.

En cambio, por el lado de los trabajos de investigación, siempre se desarrollan en objetivos y estos son los que pueden ir planteados en la parte vertical del diagrama.

Por la parte horizontal van a ir representado el tiempo que vas a invertir en dicha meta, objetivo o tarea, esto puede ir expresado en días, meses o años. Esto dependerá del tiempo que tienes disponible para realizar lo que te propusiste.

Con esto podrás ilustrar cuándo comenzará y cuando vas a terminar, de esta manera también estarás ejerciendo un poco de presión para así dar mayor esfuerzo en las tareas y cumplir con los objetivos o metas establecidas.

Es una herramienta excelente, proyectas y te visualizas y de esta manera te vas alentando por cada objetivo que ves que cumpliste satisfactoriamente.

También es una manera de analizar rápidamente lo que hiciste y en el tiempo que lo hiciste, con ello también podrá servirte de base para proyectos futuros porque ya habrás aprendido administrarte.

¿Cómo puedes utilizar el diagrama de Gantt en tu proyecto, empresa o trabajo de investigación?

Como anteriormente se mencionó el diagrama de Gantt es una herramienta de planificación estricta, donde planteas los objetivos, tareas a realizar o metas y lo sometes bajo un tiempo determinado para exigirte lo suficiente y de esta manera lograr lo planteado.

Suelen compararse con los gráficos de barras porque estos también son llevados bajo un porcentaje y cada actividad es diferenciada con un color, es decir, según el objetivo logrado y en el tiempo elaborado esta va ir sombreado e un color.

A muchos les gusta porque es una manera de planificarse más visual que otros modos, puedes ubicarte rápido y por lo tanto no caerán en confusiones al momento de leer.

Por lo general estas actividades, metas u objetivos son trascritas con tiempo algo de sobra, para cualquier percance, para lograr alcanzar el objetivo de cualquier forma. De esta manera en el caso de llegar a necesitar un poco más de tiempo lo podamos usar sin algún problema y sin perjudicar los otros objetivos.

¿Cuáles son las ventajas del uso del diagrama de Gantt?

A continuación, te daremos todos los principales beneficios que puede traer el uso del diagrama de Gantt en tus proyectos, metas o trabajos de investigación.

Claridad

Es uno de los mejores beneficios que tiene el uso del diagrama de Gantt, pues con ello podrás tener una visión más clara y realista de lo que quieres y en cuanto tiempo puedes llegar a lógralo.

De esta manera te facilitará también la comprensión de las dificultades que puedes llegar a tener en el desarrollo de la actividad y así adjudicarle un tiempo razonable a cada actividad.

También te ayuda a visualizar las formas o tareas que tienes que llevar a cabo para lograr el proyecto o meta que tienes en mente.

Motivación

Cuando veas que estas logrando las metas que te propusiste visualizando el diagrama te motivarás completamente y te exigirás de tal manera que lograrás todos los objetivos planteados en un principio, una vez lo hayas usado una primera vez, no te vas a detener pues el diagrama de Gantt es considerado una gran fuente de motivación para el logro de tareas, proyectos, objetivos, entre otros.

Muchos profesionales, como administradores, gerentes al ver los resultados tan fácilmente en el diagrama de Gantt se convierten en un personal altamente eficiente porque sus expectativas crecen de forma considerable.

Ayuda a lograr un enfoque en el trabajador, investigador o emprendedor, con el diagrama de Gantt las personas se entregan más al trabajo para el logro de los objetivos en el menor tiempo posible, es como una competencia contra sí mismos, de que son capaces de hacer todo lo planteado y más.

Comunicación

Con el diagrama de Gantt puedes visualizar de manera más efectiva el progreso que llevas y lo que te falta, no sólo te quedará a ti claro sino a quien desee tener esta información. Así que si tienes superiores es la mejor forma de demostrarle de lo que estas hecho y tu rendimiento durante ese tiempo.

Con el diagrama de Gantt podrás ver el avance, todo el progreso de tu actividad sin necesidad de entrar en muchos detalles, de esta manera visualizas rápido y por su puesto te da mayor aliento de continuar con tu trabajo.

Planifica- coordina

Con el diagrama de Gantt medianas y pequeñas empresas evitan a toda costa la sobre exigencia, pues no puedes plantear objetivos en un tiempo absurdo, o sea, que no vas a cumplir, además podrás cumplir un objetivo a la vez y de esta manera trabajar más organizado y sin duda con mejores resultados.

Algunos usuarios combinan este diagrama de Gantt con cuadros de seguimiento de actividades diarias para mayor control sobre las actividades u objetivos planteados.

Visualización creativa

Al momento de visualizar el diagrama de Gantt es bastante creativa, permite ver de manera sencilla, una vez veas como se logran los objetivos de manera rápida y cronológica pues las expectativas suben y el personal se alienta a seguir con ese desempeño que está rindiendo excelentes frutos.

Además, ayuda motiva a los jefes a realizar actividades creativas que ayuden, incentiven al personal que con tanto esfuerzo y eficiencia está logrando los objetivos planteados.

Esta visualización además permite ver que actividades asignar a cada quien y no sobre exigir para que los rendimientos y los resultados sean los mejores.

Tiempo de gestión

Con el tiempo planificado nos enfocamos más, pues ya sabemos que cada fracción de tiempo pertenece a un objetivo determinado, hará que nos exijamos terminar a tiempo y así de esta manera lograr todo lo propuesto bajo el margen de tiempo pautado.

grandes empresarios consideran que el diagrama de Gantt es la llave del éxito pues al trabajar ciertas actividades bajo un tiempo determinado podemos tener excelentes resultados con infinidades de beneficios.

Además, con ello podemos mostrarle al resto del personal que trabajando a tiempo podemos lograr grandes cosas y que si hay algún percance que involucre el tiempo puede generar grandes consecuencias también.

Enseñando el tiempo que tenemos para cada actividad también ayuda a generar en el equipo de trabajo mayor eficiencia.

diagrama de gantt 2

Preciso

lo mejor de esta herramienta es la precisión con la que vamos a trabajar, pues bajo estimaciones vagas sin planificar pues no podemos llegar a ningún lado, en cambio usando el diagrama de Gantt podemos visualizar como van a estar repartidas esas actividades que queremos realizar.

Al ser preciso visualizamos de manera realista, nos basamos en suposiciones más exactas y menos vagas, así logrando siempre lo planificado.

Herramienta de gerentes

Si bien es cierto, esta herramienta ofrece mayor capacidad en gestión, pues planificando las actividades bajo un rango de tiempo determinad aumenta la eficiencia de la actividad gerencial.

Imagina impresionar a tus superiores con una serie de objetivos cumplidos bajo un rango de tiempo prudencial y suficiente.

Eficiencia

Eficiencia es la palabra que persigue el diagrama de Gantt, si viste en lo anterior mencionado te darás cuenta que ser eficiente es el entorno de esta herramienta.

Este diagrama busca que puedas hacer el mayor número de tareas posibles bajo un rango de tiempo prudente y por su puesto con resultados eficientes.

Aumenta el rendimiento de los empleados, con actividades planificadas bajo un rango de tiempo hace que el personal se auto exija y pueda terminar cualquier actividad a tiempo.

Rendición de cuentas

El diagrama de Gantt es una excelente herramienta cuando te toque rendir cuentas de tu desempeño en la empresa. De esta manera logarás impresionar a tus superiores y evitarás cualquier problema en cuanto eficiencia y capacidad de gestión.

¿Cómo realizar un diagrama de Gantt?

Si te encuentras en búsqueda de realizar un diagrama de Gantt a continuación te damos una serie de pasos para que puedas realizar tu propio diagrama de Gantt. Es importante que escojas uno de guía y así comprender de manera más sencilla lo que a continuación te mencionaremos.

Primero: Crear una tabla de tareas

Lo primero que debes hacer es crear una tabla de tareas, vas a listar cada actividad que deseas realizar, ya sea tu proyecto, trabajo de investigación o gestión de una empresa. En esta lista vas a colocar nombre de la tarea, seguido de la fecha a dar inicio y la fecha de culminación de la misma.

Trata de realizar la lista lo más completa posible pues en caso de realizar modificaciones esto puede costarte el diseño del gráfico y verte obligado a formatear completamente el grafico.

Segundo: Crea un gráfico de barras

En el menú superior as a seleccionar “insertar” y luego haz clic sobre el icono de barras, seguido se desplegará una lista y seleccionarás las barras apiladas planas. Esto va insertar un gráfico en blanco en tu hoja de cálculo.

Tercero:  Agrega datos de fecha de inicio

Vas a colocar el mouse sobre el gráfico de Excel que está vacío, cliquea botón derecho, luego darás sobre seleccionar datos, te mostrará una ventana de datos y vas “seleccionar fuente”

Haz clic en el nombre de la serie vacía del campo de formulario y posteriormente seleccionarás la celda de la tabla que dice “Fecha de inicio”.

cliquea en el icono al final del campo “valores” de la serie. El icono es una pequeña hoja de cálculo con una flecha roja. Esto abrirá una ventana llamada 2“editar series”.

Cliquea sobre la primera fecha de inicio y arrastra el mouse hasta la última fecha de inicio. Después de resaltar las fechas correctas, haz clic en el icono en la parte inferior del formulario “editar serie”.

La ventana se cerrará y la ventana anterior se volverá a abrir. Haz clic sobre OK. Tus fechas de inicio están ahora en el diagrama de Gantt.

Luego vas agregar la columna “duraciones” utilizando el mismo procedimiento que para agregar fechas de inicio.

En “Entradas de subtítulos”, haz clic sobre “Agregar”. cliquea en el nombre vacío de la serie, posteriormente en el campo del formulario y luego en la celda de la tabla que dice “duración”.

Resaltadas las duraciones, cliquea sobre el icono en la parte inferior del formulario “editar serie”. La ventana se cerrará y la ventana anterior se volverá a abrir. Haz clic en OK. Tus duraciones ahora están en su diagrama de Gantt. cliquea en OK dos veces.

Cuarto:  formatear diagrama de Gantt

Ahora mismo tienes un gráfico de barras apiladas. Las fechas de inicio son en azul y las duraciones son anaranjadas.

Recuerde que las tareas se encuentran en orden inverso, para arreglar este detalle debes dar clic sobre la lista de tareas, darás clic derecho y selecciona formatear eje. Selecciona la casilla de verificación “categorías en orden inverso” y cierra.

Elimina el título de fecha de inicio y duración a la derecha, selecciona con el mouse y elimina.

Oculta las partes azules de cada barra, haz clic en la parte azul de cualquier barra, selecciona todas y cliquea sobre formatear serie de datos.

Haz clic en Llenar y selecciona “sin llenar”. Haz clic en el color del borde y seleccione “sin línea”. Luego sólo necesitarás eliminar el espacio en blanco vacío al comienzo de tu diagrama de Gantt.

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