Outsourcing: qué es, cómo hacerlo y cuál es su fin
Cada vez son más los millones de personas que se suman al mundo empresarial en busca de satisfacer sus metas. Dirigir una empresa y conducirla por los caminos del éxito no resulta una tarea fácil. Por ello, tanto pequeños como grandes negocios buscan soluciones para mejorar su producción y aumentar sus ventas.
Esta forma de beneficiar tu agencia apostará por técnicas más flexibles y menos caras. Son muchos los profesionales independientes que se suman a este método. Esta idea permite mejorar la organización y los estilos de tu empresa, sin necesidad de excluir de horas de trabajo.
Ya seas un novato o un experto empresarial, el Outsourcing te brindará una vía para enfocarte en los puntos clave de tu negocio. Resulta realmente común que muchos empresarios se pregunten al investigar sobre el Outsourcing: qué es, cómo hacerlo y cuál es su fin. Si eres uno de ellos en este artículo encontrarás las respuestas.
Qué es el Outsourcing
El término Outsourcing se traduce al español como fuente externa. La subcontratación y la tercerización son también sinónimos de esta palabra. Este proceso no es más que: la contratación que una compañía formaliza, con el fin de tener medios y tiempo para centrarse en los puntos importantes de su negocio.
Generalmente, las empresas contratan una fuente externa que atienda las áreas menos relevantes, como recursos humanos y contabilidad. Algunas otras se enfocan más en la parte técnica y realizan subcontratos para la gestión de llamadas telefónicas e ingeniería.
El traspaso de ciertas funciones de los negocios puede ser a una empresa que se dedique a ello, o a un solo individuo que trabaje de manera autónoma. Desarrollar estas tareas solo conlleva la realización de reuniones para organizar el trabajo.
Objetivos del Outsourcing
Esta estrategia empresarial tiene un objetivo principal que consiste en ahorrar dinero a las empresas. Con la contratación de fuentes externas se limita la pérdida de gastos por los profesionales.
Muchos empresarios prefieren aplicar la tercerización para rasgar nuevas líneas de trabajo en actividades menos competitivas. En los empleos que están en constante cambio el Outsourcing es extremadamente útil.
Algunos ejemplos de Outsourcing se enmarcan en la publicidad, el marketing, el periodismo, en la parte fiscal del negocio o inclusive en la programación de páginas web.
Dependiendo de la compañía que poseas la subcontratación puede realizarse a los servicios técnicos de las computadoras. Esto consiste tanto en el mantenimiento de las máquinas, como en la actualización de los sistemas, para mejorar la calidad de sus productos. Con ello, se evitan pérdidas de dinero innecesarias y se logra un servicio actualizado.
Tipos de Outsourcing
El Outsourcing se divide en 5 tipos en dependencia de los parámetros que se quieran controlar. Decidir cuál es mejor para tu empresa dependerá de los beneficios económicos que te aporten cada uno.
Por el tipo de actividad
Esta modalidad de Outsourcing constituye una forma de ahorrar económicamente el presupuesto de la empresa. La contratación se realiza para alguna actividad sencilla que no requiera de grandes conocimientos.
A continuación, se muestran algunos ejemplos del Outsourcing por el tipo de actividad:
- Para las tareas administrativas.
- Para los movimientos de la producción.
- Para las actividades comerciales.
Por el tipo de proceso
Popularmente se le conoce por las siglas BPO, que significan Business Process Outsourcing. Este tipo de subcontratación tiene la ventaja de que transmite a la fuente externa parte del protocolo de la compañía.
Dentro de ellos se evidencian los procesos internos y los procesos externos. Los internos incluyen los servicios de contabilidad y mantenimiento, entre otros. Los externos se componen de los recursos humanos, el seguimiento comercial y la oficina de marketing.
Por el lugar donde se desarrolla la actividad
Este ejemplo de Outsourcing es conocido como deslocalización. En el entorno industrial es más frecuente. Por el lugar donde se desarrolla consiste en subcontratar a compañías fuera del país, que permitan disminuir los costos de la firma en los procesos.
Se promueve una modalidad que se conoce como Outsourcing in house. De esta manera, a pesar de que se realiza un contrato a una fuente externa, esta se desarrolla en la propia empresa.
Outsourcing estratégico
También conocido como Business Process Management. De todas las clasificaciones del Outsourcing es la más compleja. Supone extraordinarios beneficios para la empresa, sin embargo, es arriesgado.
La ejecución de este tipo de Outsourcing supone riesgos. Esto se debe a que pone en peligro la confidencialidad de la compañía. La práctica del Outsourcing estratégico aprueba confiar en un equipo toda la estratagema de la compañía, ya sea económica, financiera o de mercado.
Outsourcing de impresión
Este tipo de Outsourcing demanda de un servicio de impresión. Los negocios principales se evitarán tener que estar pendientes de las impresiones y las copias de sus documentos. La fuente externa contratada para este servicio será responsable de los equipos de impresión y de la parte técnica.
Ventajas del Outsourcing
La subcontratación de empresas externas supone grandes ventajas para mejorar la eficiencia y la eficacia. En los siguientes renglones encontrarás algunos beneficios del Outsourcing.
- Fortifica los procesos y las actividades de una empresa.
- Reduce los gastos en inversiones de equipos y maquinarias.
- Admite establecer relaciones comerciales y corporativas.
- Enseña una imagen más concreta de organización empresarial.
- Permite obtener datos precisos y así poder perfeccionar las decisiones.
- Aprovecha el tiempo para la entrega y la calidad, lo que beneficia el desarrollo de la estructura.
- Evita tener que capacitar al personal para tareas no fundamentales en el negocio.
- Reduce los gastos fijos de la compañía.
Desventajas del Outsourcing
A pesar de los grandes beneficios que posee la subcontratación, presenta algunos inconvenientes.
- La innovación depende de terceros.
- Se pierde el contacto directo con nuevas técnicas y tecnologías.
- Disminuye el control de la entrega de los productos.
- Existe la posibilidad de retrasos si la fuente externa no puede hacerse cargo de algún proceso.
¿Cómo aplicar el Outsourcing en tu empresa?
Las estrategias para la externalización pueden ser diferentes para cada empresa. Muchos estudios han demostrado múltiples maniobras para llevar a cabo el Outsourcing. En los siguientes renglones encontrarás algunas.
Analizar la situación actual
Primeramente, deberás conocer la situación que tiene la empresa en un área determinada o un proceso. De este estudio podrás llegar a conclusiones y conocer las necesidades de tu negocio.
Reunión preparatoria
Deberás reunirte con todos los miembros de tu compañía para valorar todo el proceso del Outsourcing. Esta cita es importante para sentar los asientos de un futuro trabajo.
Seleccionar el proveedor de servicios
Deberás realizar una comparación entre los diferentes proveedores para tu empresa. Para escoger el mejor de todos necesitas especificar cuáles son tus requisitos.
Anotar todas las exigencias de tu proyecto en el contrato, evitará futuros malentendidos. Deberás aclarar el concepto de tu compañía, así como las soluciones y las necesidades que presenta.
Calendario de aplicación
Una vez que llegues a firmar un contrato con la fuente externa es imprescindible que acuerdes en que fechas se va a concretar.
Errores más comunes en la aplicación del Outsourcing. ¡Evítalos!
La subcontratación es un paso complejo, por lo tanto, es fácil caer en errores. Te enseñamos algunos para que puedas evitarlos.
Tener un socio equivocado
Si eres empresario podrás elegir entre diferentes socios de Outsourcing. Para evitar seleccionar uno equivocado que transfiera pérdidas a tu empresa, deberás realizar un análisis exhaustivo.
Externalización arbitraria
Muchos negociantes eligen sectores de su empresa al azar en busca de ahorrar tiempo. Esta medida puede generar desventajas y ocasionar daños económicos. Por ello, antes de elegir convendrá detallar qué procesos de tu negocio son aconsejables para aplicar el Outsourcing.
Acuerdos inexactos
Los contratos poco esclarecidos provocan insatisfacción en los resultados. Por lo tanto, es imprescindible que se determine qué sectores se subcontratarán y qué resultados se esperan de ello.
Malos contratos
Todos los contratos de Outsourcing deberán exponer las obligaciones de las partes involucradas. Los puntos no esclarecidos y las preguntas que no tienen respuesta conducirán a malentendidos lamentables entre ambas partes.
¿Qué debes saber si quieres realizar la subcontratación en el extranjero?
Si tu idea es aplicar la técnica de externalización, pero en un país extranjero deberás considerar 3 factores fundamentales.
Diferencia de los horarios
Gracias al internet puedes contratar tanto empresas como individuos autónomos alrededor del mundo. El problema aparece cuando necesites una tarea de urgencia o de reunión importante con los cambios de horario.
Barreras lingüísticas
El idioma puede suponer un problema. Por ello, dominar el inglés a la perfección deberá considerarse un requisito indispensable.
Estructura de trabajo
La forma de ejecutar soluciones para un problema no son las mismas en todas las compañías. Quizás una empresa extranjera aborde el proceso o la actividad desde un punto de vista diferente al de tu negocio.
Por qué es importante el Outsourcing en la nueva era
En pleno siglo XXI la importancia de la subcontratación ha aumentado. Con el auge digital tanto empresas pequeñas como las más grandes, optan por esta vía en busca de ahorrar dinero y mejorar la producción.
Las operaciones menos importantes consumen tiempo y generan pérdidas innecesarias. Confiar ciertos sectores de la empresa a la tercerización reduce gastos y produce rentabilidad. La opción de la subcontratación resulta factible también, cuando los negocios necesitan nuevas tecnologías en momentos donde sus ingresos no les permiten adquirirlas.
La tecnología es invaluable para que una empresa avance en el campo donde se ubique. El Outsourcing constituye una de los pasos más importantes para comenzar una transformación digital. Proporciona en gran medida el crecimiento empresarial y la gestión de las inversiones de tu negocio.
