Si quieres saber que es Workflow y como aplicarlo, este puede ser tu post. Este es uno de los conceptos más comentados dentro del mundo de los negocios, la automatización de las tareas de una empresa está incluida dentro de un orden y jerarquía preestablecidos. Aquí encontrarás detalles para conocer un poco más acerca de esta gestión.
Actualmente la competencia busca abrirse un hueco en el mercado, la competencia es tan feroz y enorme, que se vuelve indispensable que se cuente con este proceso para llevar su productividad a su punto más álgido y marcar la diferencia. En este post que dejamos para ti en “Pablo Moriche” encontrarás toda la información sobre el Workflow, que es y cómo aplicarlo bien en tu negocio.
Tabla de contenidos
¿Qué es workflow?
El workflow es la forma en que las personas realizan el trabajo, eso suele ser descrito como una serie de pasos que deben ser completados, algo así como una verificación. El proceso consiste en un trabajo que fluye de una etapa a otra, siendo esto una cadena de tareas que ocurren en una secuencia.
Por su nombre en español (flujo de trabajo, así podemos tener una idea general de lo que engloba), explica exactamente que es la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día. Un ejemplo de ello suele ser la contratación de empleados, ya que este busca mediante pasos la aprobación y elección de empleados, es decir, este proceso suele involucrar reuniones, informes tareas y departamentos.
¿Cómo se clasifican los workflow?
Ya sabes qué es, entonces debes saber también cómo llevar a cabo uno de forma óptima. Y clasificarlos, es decir, existen tres tipos que pueden adaptar según tu negocio:
- Workflow Ad hoc: Este es un proceso manual, donde se pueden cambiar o mover elementos de acuerdo a reglas establecidas (flexibles) por la empresa. Pueden ser modificadas durante el proceso de trabajo, siempre en de las necesidades que se vayan necesitando ajustar.
- Workflow productivo: Completamente contrario al modelo anterior, ya que tiene flexibilidad limitada. Es decir, tiene una dirección preestablecida y es de conocimiento general de cada trabajador. Siendo este proceso, más repetitivo, complejo y suele tener más niveles de calificación y acceso a varios sistemas de información.
- Workflow administrativo: Este podría decirse que es un modelo intermedio entre los dos antes mencionados. Este suele implementarse para la realización de tareas que no tienen estructura definida, repetitivas, previsibles y con reglas de coordinación relativamente simples.
Existen otros formatos que pueden ser considerados. El modelo colaborativo, que involucra los realizados por varios departamentos de la empresa, que siendo diferentes, tienen un objetivo común. Y también el modelo transaccional, que se define como procesos de trabajo donde las tareas se llevan a cabo de manera conjunta, pero en diferentes unidades, para garantizar mayor confiabilidad y aplicación exacta.
Con esto queremos comentarte que el workflow adopta una serie de procesos que no pueden faltar en la gestión de una empresa. Ahora que sabes qué es podemos hablar de lo más importante, como establecer todo el proceso con éxito.
Pasos necesarios en el método de creación de un flujo de trabajo
En primer lugar, antes de establecer los pasos, debes tener en cuenta que hay formas de aplicarlo en la forma digital, puedes hacerlo en:
- Marketing de Contenidos: Esto no se trata solo de la creación de un buen texto para blogs, requiere de muchos pasos estratégicos que no solo abarcan la publicación de un solo artículo. Mucho de esto requiere de un responsable del desarrollo de la agenda de contenidos, un redactor que necesita escribir el contenido, un revisor o editor, y para finalizar un profesional del marketing digital.
Todos ellos tienen funciones específicas que permiten mejor trabajo. Debes tener claro que si el blog tiene una alta producción de artículos hechos por varios escritores; el proceso podría ser confuso, la producción de algunos contenidos puede haber retrasado de no seguir el calendario editorial, los plazos, tiempos, entre otros.
- Email Marketing: Sigue siendo muy usado dentro del área, aunque puede abarcar acciones más simples, como el envío de boletines semanales, crear un flujo de trabajo u otra finalidad. Sigue siendo importante para atraer tus clientes potenciales y acercarlos a tu marca.
Un claro ejemplo es la automatización del marketing por email, lo que requiere una serie de pasos para que funcione. Pasos como tener una agenda definitiva, el texto realizado por el redactor, un diseño de publicidad, una landing page dentro de tu blog, crear una secuencia de correos y una herramienta de automatización.
Dicho esto, podemos entonces explicar con mayor detalle cómo hacer un Workflow con éxito:
- Se definen los objetivos
En primer lugar, siempre se debe tener claro cuáles son los objetivos a conseguir en tu negocio. Para esta fase, debes valorar toda la información que dispongas, esto será primordial para que comiences a construir tu sistema de automatización, por lo que deberás ser lo más preciso y concreto posible.
Es muy recomendable y necesario tener bien definidos los objetivos, esto te ayudará en la medición y valoración de los resultados que se obtengan.
- Diseñar el proceso
Es fundamental que no quede ningún escenario por contemplar. La mejor forma de realizar este paso es mediante un apoyo visual, para así evitar cualquier carencia de sentido. Para realizar exitosamente este paso, elabora un dibujo o un esquema donde queden plasmados los pasos a seguir y las posibles variaciones (en caso de necesitarlos) en la ruta. Esto puede ayudarte para que el flujo de trabajo de la empresa quede bien definido.
- Implementa el plan
En esta parte tendrás que`poner a prueba lo realizado en las dos anteriores, es decir, hora de evaluar el plan y los procesos que decidiste realizar. Una recomendación es realizar pruebas con un usuario ficticio, y luego hacerlas con una pequeña muestra de usuarios, para tener mejor control de las valoraciones. Así podrás evitarás que se produzcan errores masivos que puedan dañar la imagen o provocar una crisis reputacional.
- Mide los resultados obtenidos
Podría decirse que es la parte más analítica, y es más fácil de lo que parece. Si todos los demás procesos quedarán definidos correctamente los objetivos, podrás evaluar el rendimiento obtenido mediante algunas métricas relevantes. Si cumpliste con tu meta, entonces todos los procesos realizados fueron correctos, si no es así, no te preocupes; puedes volver al segundo punto y reiniciar el diseño para potenciar resultados.
¿El workflow tiene ventajas y objetivos?
La adopción del workflow aporta una serie de beneficios que puede tener tu negocio, los cuales son:
- Reducción de costes y reducción de desperdicios. También se conseguirá ahorrar tiempo.
- Mayor eficiencia y eficacia de los procesos, una división del trabajo más definida y será más fácil de comprender.
- Gran transparencia en el uso y procesamiento de la información, esto incluye la optimización de la circulación de la información.
- Amplia colaboración entre los miembros del equipo y del trabajo en equipo, por lo cual, el proceso interno de toma de decisiones también se verá mejorado.
- Mejora continua de los procesos, volviéndose todo más ágil, más sencillo y, por supuesto, considerablemente con más seguridad en su realización.
Este proceso de automatización por más complejo que pueda verse es bastante aceptado y tiene grandes objetivos que alcanzar mediante su realización, por lo cual, destacan los siguientes:
- Mejorar las comunicaciones dentro de la empresa.
- Optimizar de la creación de trabajos.
- Realizar una división del trabajo más clara y comprensible por parte de todos los departamentos de la empresa.
- Ahorrar tiempo y mejorar la productividad del negocio.
- Mejorar la atención y servicio al cliente.
- Integrar la totalidad de los procesos empresariales.
- Optimizar la circulación de la información.
- Mejorar el proceso interno de toma de decisiones.
- Lograr un sentimiento de pertenencia al grupo.
¿Se puede aplicar el workflow al marketing? ¿Cómo hacerlo?
Ya tienes claro lo que es workflow, este sistema que, no solo pretende automatizar procesos dentro del ámbito laboral. También puede ser especialmente útil su aplicación en el campo del marketing. Aplicado en este contexto, un workflow serían todas esas acciones automatizadas que permiten llevar a cada usuario de la mano por el funnel de venta.
Se valen para ello de la gran cantidad de información, cobrando este trabajo gran relevancia porque permite atraer aún más al cliente. Con ello, se entiende que los entornos digitales son capaces de extraer información de los usuarios; lo que permite ofrecerles respuestas personalizadas con las que captar su atención y conectar con ellos con mayor facilidad.
Un ejemplo de ello es acceder a la homepage de la empresa, automáticamente el usuario mostrará interés por la sección de mesillas de noche, se le invita a usar el formulario de contacto. A partir de ahí, se procede a enviarle newsletters y promociones personalizadas en base a sus gustos o necesidades. Partiendo de todo esto, toda la información recolectada sirve para definir al usuario, se establecen las acciones posteriores que serán más efectivas con él.
No olvides que mientras mayores sensaciones positivas en el consumidor logres obtener, mayor interés tendrás de él a tus productos y servicios, dejando que puedes ofrecerle aquello que más le puede interesar sin mucho esfuerzo.
También hay herramientas para hacer un workflow
Son varias las herramientas o programas que permiten facilitarte la elaboración y puesta en marcha este modo de trabajo. Desde aquí hacemos las siguientes recomendaciones que serán de utilidad para ti:
- Evernote: Con esta aplicación podrás realizar borradores de boletines con texto e imágenes, realizar copias de boletines, realizar pruebas de envíos, crear listas y realizar un seguimiento de los resultados obtenidos, entre otras utilidades. Si versión móvil es excelente y altamente recomendada.
- Asana: Una interesante herramienta en la web, con la destacada posibilidad de hacerte crear secciones para señalar el nivel de prioridad de cada etapa del funnel. También te permite ofrecer la opción de diseñar hojas de ruta de servicios y productos, así como secciones en los proyectos relacionados con blogs.
Si estás buscando una herramienta preparada para desarrollar tu flujo de trabajo, esta podría ser la que tanto necesitas para ti y tu negocio, una buena opción.
- Act-on: Una de las más destacables, ofreeicndo al usuario diferentes servicios. Comenzando por la automatización, personalización, envío de mails en función del comportamiento de cada lead y la integración de algunas plataformas de CRM, como Salesforce. Una verdadera opción que debes utilizar.
- Hubspot: Siendo competencia directa de la que nombramos anteriormente, esta podría ser la ganadora, por ser la más completa de las cuatro, además de ser la de uso más extendido entre todas als empresas. Esta herramienta cuenta con un software de detección de oportunidades de venta; como las anteriores, cuenta con mecanismos automatizados y personalizados en función de cómo se comporte el lead en el funnel.
Adicional a todo eso, te ofrece la posibilidad de acceder a información de potencial interés sobre aquello que buscan o requieren los clientes, es por mucho, nuestra favorita.
Conclusiones
Para que una empresa pueda trabajar con éxito es necesario que establezca un workflow, también llamado sistema de flujo de trabajo. Esto le permitirá mejorar la producción corrigiendo los errores desde dentro y antes de que se produzcan, favoreciendo la productividad del negocio, así como sus beneficios.
A veces, durante la gestión de marketing, algunos profesionales sienten tener exceso de tareas y dificultades para gestionarlas, pero gracias a este proceso, todo esto es manejable. Gracias a la comunicación tanto externa como interna, cada proceso que se puede demorar en realizarse puede requerir de muchos pasos y tiempos. Esto hace importante crear un workflow, ya que se vuelve muy necesario, no solo para aumentar la eficiencia de las labores; también para mejorar los procesos utilizados por los equipos, tanto de marketing como otros departamentos.
Concluimos recomendándote esta forma de organización interna de tareas, pensamos que aplicar esta forma esto es una excelente manera de simplificar y sistematizar los procesos en corto tiempo, esperamos que hayas entendido todo sobre el workflow, que es y cómo aplicarlo bien en tu negocio, éxitos en tus metas de negocio y marketing digital.