Kaizen: Qué es y cómo aplicarlo correctamente

La cultura asiática ha legado para la humanidad varios saberes que han sido bien acogidos en diferentes culturas y ramas de la sociedad. Es una de las más antiguas y llena de tradiciones de las que existen hoy en día. 

Podemos mencionar: la medicina tradicional, que enseñó técnicas como la acupuntura, la magnetoterapia, etc. Conocimientos que han mejorado el nivel de vida de muchos, así como tratamientos usados en todos los países.  

Desde el continente asiático también arribó un saber que revolucionó el campo económico. Nos referimos al Kaizen. 

Aquí tendrás la oportunidad de conocerlo y entenderlo. Al final de la lectura, si decides aplicarlo a tu modelo económico, sabrás cómo hacerlo correctamente. 

Qué es Kaizen 

Le debemos el Kaizen al país asiático: Japón. Es una metodología nacida como filosofía económica, cuyo objetivo es buscar fallos en los procesos productivos. Pero no solo permite identificarlos, sino también provee herramientas para darles solución.

Más que un método, es una actitud de inconformidad y superación frente a una actividad industrial determinada. 

Se pensó para hacer realidad los sueños de lograr una mayor producción con:

• Inversión mínima.
• Máxima calidad.
• Mayor aprovechamiento del tiempo. 

Esto posicionaría a la empresa en un lugar privilegiado frente a la competencia. 

Lo mejor es que, práctica y claramente, prepara a la empresa para resolver cualquier problema en el mínimo de tiempo posible. 

Qué significa Kaizen

El término proviene del japonés: “Kai” y “zen”; juntas significan de forma literal: “cambio a mejor”. 

Surgimiento como filosofía económica  

En 1952 se estableció en Japón una ocupación norteamericana. Esta se ocupó de optimizar las industrias que abastecían a la guerra, brindando conocimientos valiosos acerca del control de calidad. 

Cuando se encontraron: la disciplina japonesa de la superación y el método racionalista estadounidense, surgió el Kaizen como medio para optimizar la calidad. ¿El resultado? Japón se colocó entre las principales potencias económicas e industriales a nivel global. 

Así fue como las marcas Sony, Toyota y Honda lograron el estatus que mantienen hasta el momento.

Fundamentos de la metodología Kaizen

El ideal del Kaizen es que la industria de hoy supere a la de ayer. De modo que siempre será inferior que la de mañana. En fin, “proceso continuo de mejora”. 

La tecnología y la forma de hacer cambios obligan a la industria a adaptarse con rapidez para tener éxito. Pero sin este método no sería posible.

Seguidamente te presentaremos cómo se manifiestan los fundamentos de esta metodología, para que así puedas entenderla.

Importancia del proceso 

Con respecto al tema, el método Kaizen establece estos principios: 

• • El proceso debe ser el principal foco de atención en una industria.

• Un proceso de calidad garantiza el mejor resultado posible.

• El proceso de tus clientes y proveedores te dirá mucho acerca de cómo mejorar el tuyo.
• El mejoramiento de la calidad depende de que tengas total control de las características y resultados de tu proceso. 

Conciencia de equipo y papel del trabajador

Solo es posible reducir al mínimo las inversiones en recursos tecnológicos, si te beneficias de los que tienes a mano. 

¿Cuáles son los más importantes recursos que debes aprovechar? Sin duda, son cada uno de tus trabajadores. Apostar por la experiencia y valía de tus trabajadores es el mejor negocio. 

• Que cada empleado se especialice en un área específica, y cumpla correctamente su función. 
• Aprovecha las ideas de todos, muchos piensan más y mejor que uno solo. 
• Hazle sentir a cada empleado que su opinión es valiosa para ti. 

La meta debe ser lograr la participación de todos los trabajadores en la eficiencia de cada etapa del proceso. Solo de esta forma es que alcanzarás la mejora en la calidad de los procesos y resultados. 

Cómo funciona el método Kaizen 

El método Kaizen tiene un funcionamiento peculiar y muy práctico. Se puede definir, con pocas palabras de la siguiente forma: 

• Plantearse una meta elevada.
• Luego comprobar si los resultados satisfacen las demandas. 
• Entonces, si este no es óptimo, se vuelve al inicio. 
• Y se corrigen los pasos a seguir para alcanzar el fin esperado. 

Esto se logra a través de diferentes mecanismos conocidos como las 5 “S”. 

Las 5 “S” del método Kaizen 

Las 5 “S” del método Kaizen surgen como consecuencia de la disciplina cultural japonesa, y su amplia visión filosófica. Se originaron en la marca Toyota (1960) como técnica simple de gestión. 

Se distinguen por cinco palabras en japonés que comienzan con “s”. 

Estas van dirigidas a eliminar, en lo posible, los espacios improductivos en la industria y construir, progresivamente, un mejor modelo de producción. 

La técnica de las 5 “S” se propone también: 

• Optimizar el ambiente laboral, dando orden y limpieza al puesto de trabajo. Cualquiera rendiría mejor en un local organizado e higiénico, que en uno con características opuestas. 
• Minimizar el tiempo y las fuerzas que se deben invertir. 
• Proveer seguridad a los empleados, evitando los accidentes y afectaciones desde el punto de vista sanitario. 
• En última instancia, también contribuye a elevar la calidad industrial. 

Analízalas a continuación. Verás que no necesitas una instrucción especializada y tediosa, ni apoyarte de expertos ni de materiales sofisticados. Solo deberás asumir una actitud rigurosamente disciplinada, si quieres tener éxito al implementarla. 

• Seiri: clasificación

Como primer punto en el proceso productivo se tiene la clasificación. A modo en general, se trata de: 

• Crear una maqueta de los elementos que tienes en tu puesto de trabajo.
• Separar los que resultan necesarios de los que no. 
• Desechar los innecesarios, de modo que no reaparezcan en el área laboral.

 Te presentamos los pasos para llevar a cabo este proceso: 

1. Se define cuáles serán los criterios para clasificar los elementos. Algunos pueden ser: 

• ¿En qué cantidad se tienen?
• ¿Qué usos se les da?
• ¿Cada cuánto tiempo se usan? 

1. Después se procede a deshacerse de los innecesarios, o almacenarlos, según su empleo dentro de la industria. 

Si su frecuencia de uso es una vez al año, o menos, debes pensar en desecharlo, venderlo o regalarlo. 

Pero ten cuidado de no desechar algo que, aunque se usa con poca frecuencia, sea difícil de reemplazar. 

Puede ser que no tengas espacio para objetos que no usas muy frecuentemente, pero son irremplazables. Aquí está la solución:

Hay empresas que se dedican a almacenar materiales, equipos o documentos, mientras no se estén usando por sus dueños. Luego los devuelven cuando son necesarios. 

1. Lo que se escapa de la anterior clasificación, se puede quedar dentro de la empresa pero bajo las siguientes condiciones.  

• Si se usa mensualmente o en menor frecuencia, se aparta a almacenes o algo similar. 
• Si su uso es hasta semanal, se almacena en lugares más asequibles. Puede ser dentro de la misma oficina. 
• Lo que se coloca más cerca de tu alcance es lo de uso diario, y, sobre todo, lo que usas cada hora.

• Seiton: Orden  

Su objetivo es colocar todos los elementos en lugares que hagan posible encontrarlos fácilmente. 

El lema pensado para definirlo es: “Leitmotiv”, en español: “un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar”. Precisamente, lo que trata este paso es: acomodar el espacio mediante un diseño práctico y agradable a la vista. 

¿El objetivo final? Crear condiciones que permitan aprovechar mejor el tiempo y las fuerzas. 

El ordenamiento debe regirse por las siguientes consideraciones: 

• Diseñar racionalmente la organización, según: cercanía, facilidad para alcanzar objetos pesados, etc. 
• Publicar las reglas generales por las cuales regir el orden. 
• Dividir los elementos por secciones y clasificarlas, para que el que los necesite pueda orientarse hacia dónde buscar. 
• Emplear la forma FIFO de organización: son las iniciales de la frase inglesa “First in, first out”. En español se traduce: “Primero en entrar, primero en salir.” 

Implica que, los materiales entrados de primero, salgan de la cola o de su almacenamiento igualmente de primeros. 

• Seiso: Limpieza

Este paso debe ser necesariamente posterior a los anteriores. La limpieza se facilita si ya se ha reducido el volumen de elementos, y se ha dado orden a los restantes.

En esta etapa se procede de la siguiente manera: 

• Reconocer qué condiciones o eventos provocan la suciedad.
• Implementar las medidas que se requieran para que no se propicien otra vez dichas condiciones.
• Velar por el estado de la maquinaria: su limpieza tanto interna como externa, y su correcto funcionamiento. 

• Seiketsu: Estandarización

Si las anteriores etapas son de vital importancia para la calidad del proceso, esta lo es aún más. 

¿Por qué? Pues el Seiketsu es lo que permite que los empleados creen el hábito de mantener la limpieza y el orden. 

Se da la tarea de: 

• Evaluar el proceso.
• Hacerle saber a los trabajadores en qué punto se está incumpliendo con las normas establecidas.
• Crear documentos y ponerlos a disposición, en los que se visualicen las reglas y procedimientos de la empresa.
• Estimular a los empleados cumplidores. 

Se apoyan en las siguientes normas para lograr sus objetivos:

• Instruir acerca de los principios fundamentales, tales como: “Cantidades mínimas”. 
• Desarrollar protocolos que sean posibles seguirlos sistemáticamente.
• Educar a los empleados en el conocimiento y cumplimiento de los estándares. 

• Shitzuke: Disciplina

Ya en este punto se busca el cumplimiento de normas, no por obligación, sino por sentido de pertenencia y responsabilidad. 

Debes asegurarte que todos tengan claro de qué van los protocolos y, sobre todo, ser ejemplo al cumplirlos.  

Requerimientos comunes en cada etapa

Para concretar, se puede decir que estas etapas tienen requerimientos comunes. Tales como:

• Planear: analizar tu situación y proyectar la estrategia
• Hacer: poner en marcha el plan estratégico 
• Comprobar: valorar los resultados alcanzados. Comparar tu estado final con el inicial 
• Actuar: estandarizar el proceder que satisfaga las exigencias y reformar los que no.  

Difusión de la técnica de gestión 

En la actualidad, el sistema Kaizen y su técnica de gestión de las 5 “S”, se ha difundido por todo en el mundo, e influenció en diversas esferas de la sociedad. 

Se pueden mencionar algunas como: institutos de educación, empresas de servicio, hospitales y centros sanitarios, empresas industriales, y asociaciones. 

Cómo aplicar correctamente el método Kaizen 

A continuación encontrarás consejos que te ayudarán a aplicar correctamente el método analizado:

• Distribuye las tareas: No cargues un solo día de tareas que no puedas cumplir. Que cada jornada tenga una labor sencilla y asequible.

• Aplica el método todos los días: En cualquier ámbito de la vida, la repetición crea el hábito, y este da experiencia. 

También nos pareció necesario presentarte técnicas útiles para desarrollar correctamente el principio de mejora de la calidad Kaizen. 

• Diagrama de Pareto: Es una herramienta que organiza valores y estadísticas que, al apreciarlas, te permiten detectar las fallas en el sistema. 

Establece que un 20% de las acciones es responsable del 80% de los perjuicios. 

• Histograma: Consiste en representar gráficamente los elementos que intervienen en la producción, y calcular su productividad. 

• Diagrama de Ishikawa: Analiza todos los activos de la producción y permite determinar cuál está provocando problemas para la calidad del proceso. 

Beneficios y perjuicios del método Kaizen 

Tras analizar las características e implicaciones de este método, se hace evidente que presenta los beneficios siguientes: 

• Cuantifica claramente el inventario.
• Minimiza los posibles accidentes.
• Resuelve y previene los daños en las maquinarias y herramientas. 
• Potencia el aumento de la producción.
• Mayor satisfacción de los clientes y asociados.
• Optimiza los servicios.
• Prepara tanto a jefes como a empleados para asimilar los cambios necesarios y constantes. 
• Promueve el trabajo en equipo. 

Entre otras.

Opiniones acerca del método 

Algunos de los comentarios acerca del método, que evidencian sus aspectos perjudiciales, son: 

• “El Kaizen lo que promueve es el deterioro de la salud física del empleado”.
• “Kaizen es un modelo más de explotación para obtener plusvalía de los trabajadores (…) Las ideas de mejora continua surgen de los empleados. La compañía gana en mejoras de tiempo, calidad, seguridad, productividad, etc. (Pero) al final del día se traduce en capital, y el único beneficiario directo es la compañía. 

El tema aquí es de reciprocidad, si a las personas se les pagara al menos un 3% de lo que su idea genera a la compañía (…) otro gallo nos cantara, y así se incrementa el flujo de buenas ideas (…).”