Microsoft Project: cómo funciona y dónde descargarlo

Hay diversas aplicaciones en la actualidad, que te pueden brindan las herramientas necesarias para ayudarte a facilitar las cosas en cuanto a organización se refiere. Te mostraremos en este artículo información, acerca de un software, que ha sido diseñado por Microsoft; para administrar de manera práctica un proyecto y se llama Microsoft Project.

A través de Microsoft Project nuestras ideas pueden lograr un sentido organizado; además de ahorrarnos tiempo usándolo de manera adecuada; y permitiéndonos llegar a la meta propuesta con el mayor éxito posible.

Hablando un poco de su origen, se puede decir que en el año de 1984, fue lanzada al mercado la primera versión de Microsoft Project; y así consecuentemente salieron a relucir otras versiones. Este software permite una planificación ordenada, de los eventos que se realizarán y agendarlos, para llevar un control de las fechas de cada uno.

Los líderes encargados de estar al frente de un proyecto, pueden gestionarlo por medio de Microsoft Project, llevando un control en el progreso de las tareas asignadas por la empresa. Siendo así indispensable este programa en la gestión de proyecto, para facilitar la planificación y organización del mismo.

¿Qué es Microsoft Project? Organiza tus proyectos

Cuando hablamos de Microsoft Project nos referimos, a un programa que está diseñado para administrar un proyecto, que son todas esas ideas que queremos plasmar y poner en práctica para lograr un objetivo, el cual puede ser asumido junto a un equipo de trabajo donde por lo general y como en cualquier empresa habrá al frente un director encargado de su supervisión.

Un proyecto no es más que ese plan elaborado de una manera precisa y coordinada. Estas ideas se pueden interrelacionar entre varios personas o lideres encargados de proyectar una información, para el crecimiento del proyecto.

El software se encarga de organizar actividades, y la duración de las mismas con fecha de realización para así evitar que se retrase el proyecto, y se logre concluir en el tiempo previsto.

Se debe valorar dentro de este software varios aspectos, como lo pueden ser, el tener claro su misión, las tareas, y cuál será el cronograma establecido para cada actividad. Asimismo debe haber una idea precisa del presupuesto.

Mediante esta metodología los encargados de supervisar el proyecto, pueden ir a obtener informes constantes del avance del mismo. Para así detectar cualquier irregularidad presente y modificarla si es necesario.

Características del software MSP 2010

Analizaremos las características de este programa de administración de proyectos basándonos en la última versión Microsoft Project 2010.

• SharePoint: es una característica donde se logra añadir las publicaciones de los cronogramas de cualquier proyecto, mediante una lista de actividades; donde automáticamente se actualizan las tareas de cada integrante.
• Programación manual: es la característica que le permite al gerente de proyectos, controlar las fechas y la duración de cada una como igualmente cuando terminará, todo mediante un clic.
• Vista de la línea de tiempo: permite la visualización completa del proyecto iniciado, para aquellos miembros que no están integrados dentro del plan.

Para los gerentes de proyecto hay características que posee Microsoft Project que los ayudan a mejorar el uso del programa como lo es la vista de cuadrícula, vista de tablero, comunicación, coautoría, informes, hojas de rutas, las hojas de tiempo y la gestión de recursos.

Barras de Herramientas del administrador de proyectos MSP

Las barras de herramientas te permiten usar a través de unos botones, las opciones del programa de una forma práctica. Dentro de estas opciones encontramos la barra de Formato y la barra Estándar. 

La barra de herramienta para el acceso rápido te muestra otra manera rápida de utilizar mas opciones em Microsoft Project. Durante el proceso de creación de cualquier proyecto, esta alternativa será de gran ayuda mientras estes en el desarrollo de tus ideas, puedes ingresar de forma individual y hacer modificaciones sin alterar otros resultados y fechas de algunas tareas correspondientes a realizar.

Todo programa donde nos toque desempeñar un proceso creativo viene diseñado con unas secciones adecuadas para realizar un buen trabajo de estructura, donde la organización y la distribución de las ideas sean el norte que conduzcan en un lapso de tiempo un objetivo propuesto.

Microsoft Project para la gestión de un proyecto

No necesariamente para gestionar un proyecto, se necesita de una herramienta virtual; solamente basta con que el administrador aplique la experiencia adquirida, por el cual se le ha asignado este cargo.

Pero si pensamos un poco en la salud mental y emocional de la persona que estará al frente, se debe apoyar en una herramienta como Microsoft project. Lo que haría prinipalmente este software sería suavizar el trabajo; y exponer de una manera práctica el plan propuesto.

La gestión de proyectos te permite hacer una planificación y evaluar las acciones que queremos aplicar; en un lapso de tiempo propuesto donde participan otras personas y se da uso a los recursos que estén disponibles en ese momento.

La finalidad de gestionar un proyecto, parte de la necesidad de un sector llamado cliente o consumidor, y al cual le queremos brindar calidad y excelencia a través de un producto por ejemplo.

El gerente de proyectos, es una figura imprescindible en el éxito que pueda tener el proyecto, y este debe basarse en la planificación, programación, seguimiento del proyecto, evolución del proyecto.

Modelos utilizados en la gestión de proyectos

En la gestión del proyecto se pueden percibir varios modelos; y uno de ellos es el conocido desarrollo ágil y se refiere a la planificación contraria de lo que habitualmente se practica en los proyectos comunes donde las fases se desarrollan a intervalos de meses. Es decir, se hace un análisis de lo que sería la planificación a un plazo muy corto por lo general son de dos semanas, aunque puede extenderse hasta cuatro como máximo.

También se encuentra un modelo conocido como el método cascada. Que parte de un punto de inicio que de manera consecuente ira trazado por líneas hasta llegar a un punto final, dentro de las etapas del modelo cascada tenemos:

• El desarrollo de la idea
• Punto de partida
• Análisis
• Diseño
• Cimiento
• Pruebas
• Implementación
• Mantenimiento

Este método ofrece seguridad, por lo que puedes contrarrestar cualquier complicación y resolverla a tiempo, cualquier método ofrece beneficios al momento de hacer cualquier gestión solo debes evaluar la más conveniente.

¿Cómo funciona el programa Microsoft Project?

Seguramente eres un emprendedor, y para el mundo de los negocios te has propuesto lograr muchas metas, y quieres hacer la gestión de un proyecto sin que te lleve tanto tiempo administrar. Si has decidido adquirir la herramienta de Microsoft Project y no sabes como usarla, lo puedes hacer de la siguiente manera:

Lo primero que tienes que hacer es descargar el programa en caso de no tenerlo a tu disposición. En la web puedes encontrar cursos dirigidos por profesionales de la rama para la administración de empresas, que mediante una serie de pasos te muestra, como funciona Microsoft Project. En la mayoría de los casos este tipo de tutoriales te conceden una certificación donde garantizan el dominio que logres desarrollar para el uso del programa.

Este tipo de cursos online está conformado por una serie de clases, acompañado de prácticas. Otra forma en la que puedes aprender a como usar Microsoft Project es a través de manuales, para informarte paso a paso de la estructura de este software. Los manuales los puedes utilizar acompañados de los tutoriales, para complementar tu aprendizaje.

El programa consta de diferente fases donde ira estructurado el número de eventos, también vemos una barra superior de herramientas conformada por las siguientes secciones:

• Tarea
• Recursos
• Crear un informe
• Proyecto
• Vista
• Formato
• ¿Qué deseo hacer?

Mediante estas secciones podemos incluir las actividades que vamos a emprender, y también se puede determinar, un periodo de vacaciones especificando la fecha de su inicio y culminación.

¿Dónde puedo descargar Microsoft Project?

Para descargar el programa, debes realizar una serie de suscripción para comprar el producto, también puedes descargar una base de prueba. Hay páginas indicadas para esto y totalmente seguras donde puedes descargar programas sin problemas. Te ofrecen comprar y a su vez te dan la opción de prueba que por lo general no supera los treinta días. La página principal donde puedes obtener el producto es en Microsoft.com

Actualmente esta a la disposición la descarga de Microsoft Project 2013, que soporta los formatos (MPT, MPP, XML, CSV, XLS, MPX, MPD, MDB, ODBC, XPS, PDF).

Ventajas y desventajas que podemos encontrar en Microsoft Project

Podemos mencionar algunas de las ventajas del administrador de proyecto y son las que veremos a continuación:

• Permite que la información de los proyectos sea compartida, con relación a los recursos existentes. Y su vez los mantiene añadidos a un calendario donde cada uno de esos recursos tiene un día específico donde este a la disponibilidad.
• Puedes elaborar presupuestos conforme a las tareas asignadas y el índice de recursos.

Dentro de las desventajas de Microsoft Project podemos encontrar las siguientes:

• No trabaja en plataformas freeware, solamente funciona para Windows.
• El costo de este producto esta por encima de otras alterntivas.
• Muchos de los usuarios que han manejado Microsoft Project no lo usan a un 100%, determinando al mismo con poca eficiencia.

Recomendaciones para lograr lo mejor con Microsoft Project

Cuando utilices Microsoft Project es recomendable que no sobrepases el límite de las asignaciones o tareas que desees disponer, puesto a que el software es limitativo. Todos como seres humanos tenemos ciertas limitaciones de tiempo; es decir, que no podemos hacer tantas cosas en un día.

Es por esto que para evitar recargarte de estrés que termine afectando tu salud, y puedes incluir dentro de ciertas tareas a un grupo determinado de personas que estén dentro del proyecto.

Debemos entender que el programa de Microsoft Project debe disminuir el tiempo para gestionar tu proyecto, no quitártelo, es por eso que debemos darnos cuenta en que estamos fallando al momento de la planificación y no exceder las horas disponibles por el programa, manteniendo el equilibrio.

Herramientas de Microsoft Project

Estar al frente de un proyecto no es una tarea sencilla, porque conlleva una gran responsabilidad. Lo que quiere decir que se necesita de un apoyo extra para canalizar todos los puntos que queremos concretar que en nuestra lógica humana no vamos a poder soportar. A continuación te mostraremos cinco de las herramientas que contiene Microsoft Project:

Diagramas de Gantt y paneles Scrum: se puede visualizar a través de esta herramienta barras de forma horizontal donde se determina las fases y avances de un proyecto. Los paneles Scrum actúan de manera parecida, y son una buena alternativa para trabajar a una escala de tiempo.

Asignación de tareas: muchas veces nos planteamos hacer algo, pero olvidamos por completo lo que hemos acordado. Por eso esta herramienta es importante, donde puedes recibir ciertas notificaciones mediante el correo de las fechas acordadas para cada una de las actividades.

Asignación de recursos: dentro de una empresa el gerente de un proyecto necesitará una herramienta para dominar todas las áreas a tratar del proyecto y supervisar el tiempo que esta invirtiendo cada miembro, ver quienes no han cumplido con las fechas acordadas y cuantos clientes no estan siendo conformes con el resultado.

Herramientas de comentarios: en este segmento se puede hacer una votación de las entregas, cierto grupo deberá añadir una dirección y examinar las opiniones que esten en desacuerdo.

Informes listos para usar: son aspectos importantes que no tienen porque quitar mucho tiempo elaborándolos. Estos informes los puedes hacer rapidamente a tráves de informe personalizado.

Alcance significativo mediante el uso de Microsoft Project

Logramos a través de este software ordenar los bienes de una manera eficaz, contribuyendo a que el proceso del proyecto mejore considerablemente; además, fomenta la participación en equipo de manera coordinada.

Podemos integrarnos en cualquier área a la que pertenezcamos como la industrial, comercial, y en el campo empresarial ya sea en el sector público o privado.

Una de las cosas más importantes que podemos lograr con Microsoft Project es el desarrollo éxitoso de un proyecto, y permitirnos con anticipación, notar los desacuerdos que se van presentando a medida que avanza la planificación.

El fin de cualquier administrador de un proyecto es que las ideas se cumplan con la eficacia que se espera; y que no se presenten inconvenientes. Ni tampoco haya ningún tipo de desunión dentro de un equipo de trabajo.

Con el uso adecuado de las herramientas disponibles a través de Microsoft Project se puede lograr en su totalidad la planificación, el control y distribución de un buen proyecto, que le permita a todos tener las ganacias esperadas.