Diagrama de Gantt

Si hablamos en el ámbito de la gestión de proyectos, nos referimos al diagrama de Gantt como una pieza importante, ya que representa una de las grandes herramientas indispensables al momento de hacer una planificación. En el momento de la coordinación y también el seguimiento en cada uno de los procesos, se revelan cuáles son los progresos.

Pero si combinamos este diseño con la eficiencia, es lo que nos arroja que se convierta en una herramienta importante que siempre esté presente en distintos sectores y disciplinas. Utilizándolo desde la construcción hasta la ingeniería, participa en el desarrollo de software y también en la gestión de diferentes eventos.

En consecuencia, conseguimos la capacidad organizativa de un proyecto y la adecuada planificación. Por lo que cada proyecto necesita desarrollar diferentes actividades, así como identificar los importantes momentos críticos. Además, representa una gran ventaja para la gestión de tareas y es de gran utilidad para monitorear el progreso en tiempo real.

¿Qué es el Diagrama de Gantt?

El concepto básico del diagrama de Gantt dice que es la representación gráfica de la gestión de proyectos. Necesaria para tener una representación visual de cada una de las planificaciones que se tengan en cuanto a él, en un tiempo determinado. La historia de este diagrama viene desde el siglo XX, cuando un ingeniero estadounidense, Henry Gantt, lo desarrolla, pero también le da cabida a la explicación de que ayuda a controlar el progreso, que es necesario evaluar y estar al pendiente en la producción de fábricas.

Ahora bien, está compuesto por diferentes barras horizontales, las cuales representarán las actividades o tareas que se tienen en un proyecto, esto a lo que se refiere al eje horizontal. Pero cuando se trata de la representación del eje vertical, encontramos que es la representación del tiempo que llevará cada una de las tareas.

Estas barras son colocadas esencialmente a lo largo del eje temporal, según el periodo en que una tarea se lleva a cabo. Es importante tener en cuenta cuál es la duración estimada de las tareas y de igual forma tener en cuenta la dependencia entre las mismas, de esta forma no usaremos cuenta la manera más óptima de poder llevar las tareas y tener en cuenta el tiempo necesario para cada una de ellas. De igual forma es importante ejemplificar qué tareas deben terminarse antes de empezar otras, por lo cual es necesaria la interconexión de barras en este diagrama.

Vision del diagrama de Gantt

Además de que este diagrama arroja una visión específica y clara de las diferentes actividades y de sus secuencias. Permitiéndote a su vez observar cuáles se relacionan entre sí. Este diagrama es una herramienta bastante flexible e importante, es imposible mencionar cada uno de los sectores en la cual representa una gran utilidad, porque realmente se ha vuelto indispensable en proyectos empresariales. Representa gran utilidad para aquellos equipos de proyectos que se encargan de desempeñar la función y el manejo completo del mismo. Ayudándolos a planificar, monitorear y también coordinar cada paso del proyecto.

¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?

Si mencionamos para qué sirve esta herramienta fundamental, debemos resumir en una respuesta que prácticamente es necesaria para la gestión de proyectos. Esta misma puede abarcar diferentes aspectos importantes, en cuanto a la planificación de proyectos, ya que es necesario visualizar cuáles son las actividades que se llevarán a cabo. De igual forma, el orden y el tiempo en que se van a desarrollar y cómo serán utilizados los recursos. Sin duda esto da un orden y beneficia la gestión de tiempo del proyecto, ya que también se pueden representar en el diagrama cuáles serán los plazos utilizados, para cada una de las tareas.

En consecuencia, obtendremos una coordinación de actividades, que permitirá un mayor orden, además de que cada miembro del equipo entienda, claramente, la ejecución del proyecto, de igual forma la identificación de dependencia de tareas. Ya que el orden en el que se realiza la misma, puede ser oportuna y eficiente, evitando cualquier embotellamiento o desorganización. De igual forma, cada miembro del equipo podrá observar en orden correcto las tareas y dar seguimiento al progreso, viendo así una clara identificación de dependencia.

Esta herramienta termina siendo útil y versátil, necesaria para coordinar y gestionar el tiempo. Así, de igual forma, realizar un seguimiento de cómo se va desenvolviendo cada uno de los proyectos, sin importar el tamaño y la complejidad del mismo.

Beneficios de usar un diagrama de Gantt

Ciertamente, nos trae grandes beneficios poder usar este diagrama en favor a la gestión de proyectos. La representación visual puede darnos una visualización específica de cómo se desempeñará cada una de las tareas del proyecto, así como cuál será la programación en el tiempo de la duración del mismo.

 El equipo logrará tener una comprensión clara de la programación y la ejecución de cada una de las tareas. Además, es bastante importante tener en cuenta que la ejecución de un proyecto también necesita la secuencia cumplida de las diferentes actividades que los llevarán a ejecutar y terminar de manera eficiente, para que cada una de las personas que participan en el proyecto pueda tener una visualización correcta de lo que se necesita y en qué momento debe llevarse a cabo.

Realizacion y optimizacion del proyecto con el diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt también nos especifica la facilidad para realizar una planificación de forma correcta. Desde el principio, ayuda con la gestión y optimización del tiempo, ya que se debe dedicar el tiempo necesario a cada tarea. Esto permite que el equipo pueda organizarse y que cada uno pueda cumplir una información importante que los lleve al éxito del proyecto, anticipándose a posibles retrasos y teniendo soluciones preventivas disponibles.

En un proyecto, uno de los factores claves es la comunicación y la colaboración en equipo, lo cual puede ser la clave del éxito para el proyecto. Se logra gestionar la asignación de recursos y la resolución de problemas, siempre y cuando se tenga clara toda la información.

Por último, podemos mencionar que uno de los grandes beneficios es saber cuáles son los procesos de los equipos, para conocer cuál es el rendimiento actual del proyecto. Probablemente en caso de que no vaya excelentemente, es posible tomar algunas medidas correctivas, para resolver cualquier inconveniente y después buscar las medidas preventivas para que no vuelva pasar. Esta ayuda a cumplir con los tiempos establecidos y no tenía ver ningún atraso o falta de coordinación, que pueda causar graves consecuencias.

¿Quién debería usar un diagrama de Gantt? 

Es bastante beneficioso, para todas personas que usan este diagrama, ya que es imprescindible en la gestión de proyecto. Por lo cual las personas que deberían usar un diagrama son aquellas que trabajan en gestión de proyectos o planificación. De igual forma, cualquier persona que se encarguen de coordinar y supervisar diferentes proyectos o tareas que necesita la cooperación de un equipo de trabajo. Todos estos que se puedan beneficiar con este diagrama, incluyendo grandes y pequeños proyectos, así como los estrategas de los planes de marketing.

¿Para qué tipos de proyectos se puede usar un diagrama de Gantt?

Son distintos los proyectos sin importar el sector donde se encuentren desarrollándose, ya que la gestión de proyectos es lo que realmente importa para este tipo de diagrama. Permite desde planificar un pequeño o gran proyecto hasta llevarlo a cabo y luego supervisar cuál es el rendimiento que tiene el mismo. Es necesario tanto para el encargado del proyecto como para todo aquel que participe en él, ya que contiene el orden y el tiempo de tareas necesarias para terminar el proyecto con éxito y en un buen tiempo. Un equipo de trabajo se puede beneficiar considerablemente teniendo un diagrama de Gantt y hace cualquier tipo de ejecución mucho más fácil.

Por ejemplo, es bastante común ver este diagrama aplicarse en proyectos de construcción, eventos o desarrollo de software. Todas estas actividades requieren una gran gestión de proyectos y planificación, pero también se conforman de grandes equipos de trabajo, por lo que son muchas personas las que tienen que entender el procedimiento o el paso a seguir. Por lo que estas herramientas son bastante beneficiosas.

¿Cuáles son los componentes del diagrama de Gantt?

Respecto a los componentes que se necesitan para el diagrama de Gantt, es necesario mencionar elementos como las tareas que cada una de las personas parte de proyecto debe desempeñar. Estas suelen estar identificadas por una barra horizontal dentro del gráfico. Luego necesitamos tomar en cuenta otro elemento como la duración de las tareas que la representaremos en cada una de las barras horizontales, lo cual nos dirá cuál es el tiempo estimado para la realización de cada una de ellas.

Luego tenemos el eje temporal que representa el tiempo que durará el proyecto en ejecutarse. Dependiendo de qué tan grande es el proyecto, serán días, meses o semanas.

También tenemos apartados como la dependencia, estas están gráficamente mostradas en líneas o flechas en cada una de las barras. Su misión es señalar cuáles son las tareas que deben completarse antes de comenzar otras. Finalmente, tenemos los hitos que serán señalados para poder conocer cuáles son los eventos importantes, o el tiempo que llevará cumplir etapas en el proyecto o logros que son importantes. Para ello colocaremos puntos en el gráfico.

Consejos y trucos para hacer un diagrama de Gantt

Por otra parte, debemos tomar en cuenta que al cumplir con el objetivo de la planificación de un proyecto y que la ejecución salga de forma exitosa, necesitamos considerar ciertos procesos que, en primer lugar, arrojan una secuencia lógica. Esto nos da la oportunidad de organizar tareas de forma precisa y cumplir un orden cronológico para así poder señalar cuáles son las dependencias entre ellas. Sobre todo, porque existen tareas que deben completarse antes de empezar otras, ya que dependen de las anteriores.

Por eso, como consejo primordial, es importante estimar el tiempo, dando una estimación un poco más amplia para saber con precisión cuánto puede durar el proyecto. Asimismo, al conocer este número, podemos prever un posible retraso en el proyecto, pero que este no afecte su tiempo establecido para la terminación.

Software para gráficos

Se tiene en cuenta que existe el uso de software para hacer estos gráficos, ajustes que funcionen de forma rápida y fácil, pero que también representen cómo va evolucionando el proyecto. Sobre todo, porque a lo largo del proyecto seguramente habrá que hacer ajustes y cambios que afectarán cualquier resultado o proceso. Pero cuando este diseño de diagrama se hace de la manera correcta, será mucho más fácil implementar estos cambios y explicarlos.

Además de aconsejarte que uses este tipo de software, también debemos ser precisos en decir que los colores y etiquetas ayudan bastante. Ya que podemos visualizar en los gráficos los diferentes tipos de tareas, como aquellos que necesitan hacerse de forma urgente. Luego tenemos la etiqueta de las actividades que se realizan o se están realizando, y luego aquellas que son más importantes.

Ten en cuenta que luego de haber elaborado el diagrama de Gantt, debes tener claro que al actualizarlo y revisarlo, consecuentemente informando al equipo de los cambios, o realizando cambios junto con ellos, tendrá un mejor resultado. Ya que se estará monitoreando el progreso del proyecto y también identificando cuáles son los problemas más comunes o los retrasos que podrían presentarse en un futuro próximo. Esto te permite tomar las medidas correspondientes para que el diagrama de Gantt funcione como una herramienta dinámica, que necesita retroalimentación mientras el proyecto avanza.

¿Qué son las barras de representación visual y de tareas?

Son distintas las tareas específicas que pueden representar las barras que dan la representación visual, es decir, cada una de las tareas que lleva el proyecto. De igual forma, en estas barras se señala cuál es la duración de cada una de las tareas y en qué orden deben completarse. Esto permite tener una mayor organización con respecto al proyecto y en cada tarea que se lleva a cabo. Los integrantes del equipo podrán observar, de forma clara y precisa, cómo van organizadas la programación de las tareas.

Hitos e hitos ¿Qué son y para qué sirven?

Otro concepto fundamental que debemos aprender son los hitos, que son específicamente los puntos gráficamente representados dentro de un proyecto para marcar adecuadamente cuáles son las bases o niveles fundamentales que se van a cumplir o se tienen que cumplir. Estos hitos aseguran que cada plazo que se estipule en la organización del proyecto se cumpla al pie de la letra.

Marcadores de avance

Los marcadores de avance son símbolos importantes que permiten la identificación visual del progreso que lleva cada una de las tareas. De esta manera, podemos identificar si se está cumpliendo al pie de la letra lo planificado. Normalmente, estos pueden ser barras de progreso, complementadas con colores para hacerlo visualmente más fácil de entender. Al poder visualizar el progreso del proyecto, los encargados de la organización o el equipo de trabajo pueden hacerse cargo en caso de que exista algún retraso o desviación del plan originalmente estipulado.

Creación de un diagrama de Gantt

Luego de entender todos estos conceptos, tenemos en cuenta que el diagrama de Gantt termina siendo una herramienta muy importante. Nos ayuda en las distintas tareas del proyecto, sin importar el área donde se desarrolle. La idea es que funcione como una rueda de engranaje donde todos van cumpliendo sus obligaciones respecto a las responsabilidades que tienen con cada tarea. Pudiendo observar en esta representación gráfica cada detalle para saber cuáles son las tareas más importantes del proyecto o agregar marcadores en caso de ser necesario. Lo más importante para la mayoría de los empresarios o gestores de proyecto que usan este diagrama, es la facilidad de poder comunicar la información sobre las tareas a su equipo de trabajo.

Uso del diagrama de Gantt

En los últimos tiempos, el uso del diagrama de Gantt se ha vuelto realmente necesario. Sobre todo, para equipos grandes que manejan diferentes proyectos y necesitan visualizar una programación desde el principio del mismo.

De igual forma, sirve para monitorear el progreso del proyecto en tiempo real. Con el avance de la tecnología, encontramos diferentes softwares que nos permiten hacer este diagrama de manera digital, y que cada persona lo pueda manejar en su equipo tecnológico para llevarlo consigo en cualquier momento, y también cada persona del equipo pueda actualizar las tareas para mantener actualizada la información del avance del proyecto. Finalmente, podemos asegurar que, al día de hoy, además de volverse viral y necesario, es una herramienta indispensable para la organización de un proyecto.