SEACE: todo lo que debes saber

El Sistema Electrónico de Contrataciones (SEACE) es una plataforma web pensada en facilitar la vida de los ciudadanos del Perú. Y es que, es un sistema que funciona como una especie de “Medio Publicitario” para que distintas instituciones de carácter público anuncien a la población todos y cada uno de sus procesos de contratación ¿Interesante verdad?

Por ello, si quieres conocer más a fondo ¿Qué es el SEACE y cómo ingresar en él? Quédate junto a nosotros y descubre todo lo que debes saber para lograrlo.

Sin más que añadir ¡Comencemos!

¿Qué es el SEACE?

Muy bien, como mencionamos anteriormente el SEACE es una plataforma diseñada para facilitar no solo el intercambio de información, sino también para difundir todas las contrataciones gubernamentales.

Y eso no es todo, ya que también está encargada de permitir las transacciones electrónicas. Aunque de eso hablaremos más adelante.

Ahora bien, si aluna entidad quiere realizar un proceso de contratación, debe obligatoriamente emplear este sistema, que además está dividido en 3 fases:

• Los actos preparatorios.
• El procedimiento de selección.
• Y por último la ejecución contractual.

Nota: Es importante saber que en estas fases, las entidades deben registrar su información en el SEACE o podrían tener consecuencias legales.

¿Qué información debe registrarse en el SEACE?

En el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE) son registrados todos los documentos vinculados a los procesos de contratación, como por ejemplo pueden ser aquellos relacionados con los actos preparatorios, procedimientos de selección y ejecuciones contractuales.

En estas últimas, podemos incluir modificaciones contractuales, laudos, conciliaciones, entre algunas otras. Además, También se incluyen aquellos casos excluidos del ámbito de aplicación de la normativa correspondiente.

¿Quién puede ingresar en la SEACE?

El acceso al SEACE es totalmente público, lo que permite que cualquier ciudadano tenga la opción de obtener toda la información registrada en el portal.

Es así como las entidades, proveedores, árbitros y otros usuarios autorizados pueden acceder e interactuar con el SEACE electrónico mediante su Certificado SEACE.

Por otra parte, al ingresar a la sección SEACE del portal oficial, los usuarios pueden acceder a diferentes opciones, como por ejemplo:

• Acceso Público, Acceso para Proveedores.
• Acceso para Entidades y Órganos de Control.

Estas últimas opciones están destinadas a proveedores registrados en el Registro Nacional de Proveedores del Estado (RNP), a funcionarios públicos que registran información, a la Contraloría General de la República, al Órgano de Control Institucional (previa solicitud de creación de usuario por parte del funcionario del SEACE), al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado y a los árbitros.

¿Por qué existían 2 versiones de SEACE?

Desde el año 2013, se pondría en marcha la versión 3.0 del SEACE, y a la cual diferentes entidades se incorporarían gradualmente según los listados publicados por el OSCE en el portal del SEACE.

Esta versión 3.0 sería de uso obligatorio para todas las entidades. Y entre las mejoras añadidas en esta versión se encuentran la inclusión de los Planes Anuales a partir del año 2017; el Nuevo Módulo de Ejecución Contractual (Donde se pueden encontrar los contratos publicados desde el 11 de septiembre de 2020) y la información registrada en los cuadernos de obra digital desde agosto de 2020.

Dicho esto, en la versión 2.0 del SEACE, las entidades del Estado pueden ver la información sobre los procedimientos registrados. Además, pueden ver también  todos y cada uno los contratos registrados antes del 11 de septiembre de 2020, como también la información relacionada con el desarrollo de la ejecución contractual también registrada en esta versión.

Además, se podrá acceder a la información sobre el registro de órdenes de compra y servicios emitidas por las entidades (Incluso aquellas que no están bajo la Ley de Contrataciones del Estado).

También estará disponible el módulo CUBSO, a través del cual se pueden gestionar la creación, modificación o eliminación de los códigos que identifican diversos bienes, servicios y obras convocados.

Donde encontrar manuales e información sobre el manejo del SEACE

Si deseas tener acceso a los manuales de usuario, videos de tutorial, guías y otros documentos de importancia. Puedes hacerlo a través del siguiente enlace.

Portal SEACE: ¿Cuál navegador utilizar?

El Sistema Electrónico de Contrataciones está diseñado para funcionar en distintos navegadores, por lo que no deberías tener ningún problema al querer ingresar en su portal. Ahora bien, para evitar inconvenientes puedes usar Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox o Microsoft Edge.

Nota: Para visualizar correctamente la página web del SEACE se recomienda una resolución mínima de 1260 x 600 p.

Plan Anual de Contrataciones (PAC) de SEACE: Versión 3.0

Si deseas ingresar a la versión 3.0 o (SEACE 3) puedes hacerlo desde el enlace a su página web oficial.

PAC: Donde registrar la información dentro del SEACE

¡Muy bien! Lo primero es lo primero, y esto será ingresar al SEACE.

Una vez dentro, debes seguir los siguientes pasos:

• Con tu usuario y contraseña rellena los espacios correspondientes y presiona la opción “Ingresar”.
• Visualiza con detalle cada uno de los módulos correspondientes, y notarás que entre estos figurará el “Plan Anual”.

Y solo con estos simples pasos, tendrás acceso al registro de tu información PAC para SEACE.

Planes anuales de contrataciones SAUCE: ¿Cómo conocer la información de los procedimientos programados?

Si quieres obtener información detallada de los procedimientos y programaciones; debes ingresar al buscador público del PAC SEACE.

Una vez dentro notarás que este instrumento está pensado en la programación, disfunción y evaluación de las necesidades correspondientes a los bienes, servicios y obras que cualquier institución necesita para cumplir correctamente sus fines.

Ahora bien, antes que nada, es importante que sepas que:

Puedes realizar tus consultas  por medio de cualquiera de estos reportes (Dese el año 2017 en adelante):

• Resúmenes por entidad: Solo debes presionar la lupa y activar una nueva búsqueda. Una vez lo hagas, solo debes colocar el nombre de la entidad que deseas y presiona “Buscar”.
• Buscador de procesos programados: Ingresa a los buscadores y selecciona el de procesos programados, posteriormente completa el formulario correspondiente.
• Buscador de procesos por distrito e identidad: Busca también el apartado en “Buscadores” y llena la información solicitada.

Ahora bien, ya que conoces esta información solo debes ingresar en el enlace oficial de consulta de PAC, y rellenar el formulario.

Nota: Para consultar el Plan Anual de una entidad, dirígete a la opción “Buscador de Procesos Programados”. Luego, selecciona la entidad deseada en la nueva ventana y realiza la búsqueda para ver los procedimientos que ha programado.

Que información se necesita para registrar SEACE PAC

Para registrar y publicar el Plan Anual de Contrataciones, las entidades solicitantes deben tener o contar con los siguientes requisitos:

A.  Un presupuesto institucional inicial y previamente aprobado.

B.  El documento que aprueba el Plan Anual de Contrataciones en formato digital.

C.  Archivo correspondiente para registrar el Plan Anual del 2022, el cual se actualiza anualmente con un nombre específico para el año en curso.

¡Eso sí! Para obtener información detallada sobre cómo trabajar con el archivo Excel, se puede consultar el “Manual del Módulo del Plan Anual – 2022 – 2023” en la sección “Documentos y Publicaciones” del portal SEACE.

Módulo PAC del SEACE: ¿Qué opciones podemos encontrar?

Este módulo del SEACE cuanta con las siguientes opciones disponibles:

Opciones de (Reportes):

Aquí existen 2 opciones.

• Buscador de los procesos programados: Esta alternativa nos presente la opción de programar la última versión publicada del PAC en base a los acuerdos y criterios seleccionados.
• Ficha de la entidad: Aquí puede visualizarse el “Resumen del PAC”. Y es que estos reportes muestran con detalle información de las selecciones de datos de entidad, resúmenes de cualquiera de las 3 versiones, así como resúmenes de los indicadores, tipos de procedimientos, gráficos comparativos mensuales y cualquier otro resumen del PIA (Presupuesto Institucional de Apertura).

Opción Presupuesto Institucional de Apertura (PIA):

Permite publicar o ver un resumen del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA). Es importante mencionar que el registro del PIA es necesario y obligatorio para ingresar un nuevo PAC en el año correspondiente.

PAC: ¿Puedo modificarlo para excluir o incluir algún procedimiento?

Una vez aprobado, el Plan Anual de Contrataciones (PAC) puede modificarse en cualquier momento del año fiscal para añadir o excluir contrataciones. En cualquier caso, toda modificación del PAC debe ser autorizada mediante un documento emitido por el titular de la entidad o el funcionario delegado para dicha aprobación.

Por otra parte, si se modifica el PAC para añadir procedimientos, el documento de aprobación debe detallar los procedimientos que se incorporarán en la nueva versión. Además, debe incluir toda la información especificada en el formato disponible dentro del portal web del SEACE.

¿Es obligatorio que en el PAC de SEACE se incluyan las contrataciones que va a realizar en los ejercicios presupuestales?

Según lo establecido al numeral 6.4 del artículo 6 del reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Es un requisito obligatorio incluir estas contrataciones en el PAC si se quiere convocar los diferentes procedimientos de selección.

Para convocar nuevamente un procedimiento de selección nulo ¿Debe incluirse en el PAC?

Sí. Para convocar cualquiera de los procedimientos de selección que fueron anulados o quedaron desiertos el año anterior, es necesario incluirlos en el plan anual del año en curso.

¿Se pueden quitar procedimientos programados en el PAC de SEACE?

Sí. Únicamente en caso de un error material, es posible agregar ítems a un número de PAC de referencia usando el botón “Rectificar”.

Para hacerlo, primero debes ingresar a la opción “Bandeja del Plan Anual de Contrataciones”, y como mencionamos anteriormente hacer clic en el botón “RECTIFICAR”.

Ahora, selecciona la versión a modificar, a la vez que debes proporcionar la justificación legal y el documento de respaldo para la rectificación. Luego y por último, selecciona el número de referencia del proceso y realiza los cambios necesarios.

SEACE 3.0: ¿Cuáles son los módulos habilitados para registrar la información?

La información registrada debe estar relacionada a los módulos de:

• Difusiones de requerimientos.
• Procesos de selección.
• Actos de tipo preparatorio.

Definamos mejor como hacer cada uno de ellos.

Difusión de requerimiento:

Para llevar a cabo el registro de la difusión de requerimiento, debes ingresar en la SEACE 3.0 y en el menú ubicado a la izquierda podrás encontrar la opción destinada para la creación de nuevas difusiones.

Dicho esto, veamos los pasos correspondientes:

1. Selecciona la opción “Bandeja de Difusión de Requerimientos – Ley Nº 30225”.
2. Para registrar la Difusión de Requerimiento” debes seleccionar la opción “Nuevo”.
3. Una vez hecho esto, debes ingresar los datos solicitados del formulario en pantalla.
4. Ahora en la sección del formulario “Archivos de requerimiento” adjunta entre 1 a 10 archivos requeridos. Posteriormente presiona “Agregar”.
5. Una vez completes el formulario presiona “Guardar Borrador”.

Procesos de selección:

Estas convocatorias también deben ser registradas en la versión 3.0 y es que justo aquí debe ser registrada la información completa  todo lo relacionado con las fases de selección y de actos preparatorios.

Actos preparatorios

Todo se hace a través de la consola de Actos Preparatorios vinculada al PAC, y donde se registran: Los datos generales de la contratación, la información de los ítems relacionados, el documento de respaldo, el resumen ejecutivo (si corresponde), los datos del presupuesto y la información del crédito presupuestario.

Además, se incluye el expediente técnico de obra (si es que aplica), los datos de aprobación del expediente y el procedimiento de selección que finalmente se creará.

Por otra parte, puedes revisar el “Manual de usuario” para llevar a cabo cualquier registro en actos preparatorios ingresando en su enlace oficial.

¿Cómo se da inicio a un registro de procedimiento?

Para llevar a cabo el registro debes ingresar en la opción “Nuevo Expediente” que se ubica en la consola de los actos preparatorios.

Posteriormente, el SEACE va a realizar la habilitación de las pestañas correspondientes al registro de la información relacionada con los expedientes de contratación.

Dicho esto, la información solicitada es:

• Los enlaces al PAC.
• Los datos generales de la contratación.
• Resúmenes ejecutivos.
• Relación de ítems.
• Infobras (Si es que corresponde)
• Presupuestos.
• Datos de aprobación de expedientes.
• Etc.

Datos generales de contratación: Que información hay que tener presenten para registrarlos en SEACE

Es necesario determinar el tipo de procedimiento a convocar, el año en que se llevará a cabo y la normativa correspondiente que regirá dicho procedimiento.

Ficha de relación de ítems SEACE: ¿Qué información se registra?

En esta sección se deben registrar los datos correspondientes a los ítems o paquetes, incluyendo la descripción del objeto de contratación, el código CUBSO aplicable, la unidad de medida, la distribución de la buena pro, la modalidad de ejecución, el sistema de contratación, el lugar de ejecución, la moneda, el tipo de cambio, el valor estimado y el ajuste de costos.

¿Qué es el CUBSO SEACE?

Se trata de una herramienta obligatoria que utiliza un estándar internacional de categorización. Esta herramienta clasifica e identifica sistemáticamente bienes, servicios generales, consultorías y obras mediante una codificación.

Facilitando así, que las todas as entidades dispongan de información homogénea y organizada para la contratación pública.

Y cuenta con 5 niveles:

• Segmento.
• Familia.
• Clase,
• Commodity.
• Item.

Que debo considerar para registrar CUBSO en SEACE

Para realizar el registro en el SEACE, se debe utilizar la descripción del Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras (CUBSO) que más se relacione con el objeto del procedimiento de selección. Asimismo, al momento de registrar, es necesario verificar los ítems del CUBSO correspondientes al procedimiento y al ítem específico.

Nota: Es responsabilidad de cada entidad asegurarse de seguir estas indicaciones para realizar el registro de información correctamente.

Si considera que no existe un código CUBSO adecuado para registrar su contratación, debe solicitar su creación a vía SEACE. Para hacerlo, puede consultar el portal del OSCE, en la sección “Manuales y guías de usuario para entidades”, y revisar el manual de Gestión de solicitudes en el CUBSO.

¿Cómo se registra un ítem paquete en SEACE?

Si la entidad decide convocar un procedimiento de selección que incluya un ítem paquete (de acuerdo con el artículo 37 del Reglamento de Contrataciones del Estado), primero debe haber registrado los sub ítems en el Plan Anual de Contrataciones.

Luego, en la consola de Actos Preparatorios, podrá vincular el procedimiento al número de referencia del PAC.

A continuación, en la pestaña “Relación de Ítems”, se visualizarán los sub ítems en una lista donde deberá registrar los datos correspondientes a cada uno. Después, seleccionarás los sub ítems y harás clic en la opción “Agrupar Ítem a Nuevo Ítem Paquete” para crear el ítem paquete correspondiente.

Escogí un ítem único cuando era un ítem paquete ¿Qué hacer?

Si aún no se han registrado ofertas en el SEACE, puede seguir el siguiente procedimiento:

PRIMER – PROCESO DE SELECCIÓN

1. Busque la ficha del Procedimiento de Selección e ingrese a la opción “Rectificación”.
2. Consigne la justificación (mínimo 40 caracteres); indique que NO realizará modificaciones al objeto, nomenclatura, etc.; y haga clic en la hoja en blanco que aparecerá al lado derecho del expediente de contratación.
3. Dirígete a la ficha de enlace PAC; posteriormente consigna que no será enlazado al PAC, y así podrás eliminar momentáneamente el enlace.

Segundo PAC

Ahora en la consola del PAC podrás llevar a cabo una rectificación del AI de PAC que se quiere convocar para registrar los SUB-ITEMS. De tal modo que cuando se enlace al osce seace 3.0 el sistema reconozca todos los ítems registrados.

Ahora bien, para registrar el PAC solo debes:

1. Ingrese dentro del PAC de SEACE y selecciona “Rectificación”.
2. Selecciona la versión PAC donde se incluye el número de referencia.
3. Adjunta ahora la justificación de la rectificación presente.
4. Una vez estés en la rectificación habilitada, procede a ubicar el PAC de referencia que quieres modificar.
5. Ahora agrega los ítems o componentes que quieres que contenga.
6. Procede a validar y a publicar tu nueva rectificación.

Si lo deseas, puedes dar un vistazo al “Manual de Registro del PAC” (Paginas 31 – 37).

TERCER PROCESO DE SELECCIÓN

Una vez realices la rectificación, es recomendable que volvamos a la consola de Actos Preparatorios.  Ya que así podrás dirigirte al nuevo expediente de contratación  y realizar un enlace al nuevo número de referencia actualizado. (Así podrás visualizar todos y cada uno de los sub ítems registrados)

Hecho esto, ingresa a la ficha “Relación de ítem” – actualiza los sub ítems y presiona clic en “Agrupar ítem a nuevo paquete”.

Por último, aprueba el expediente de contratación y los cambios verán reflejados automáticamente en la ficha del SEACE.

Donde puedo comunicarme para realizar consultas SEACE CUBSO

Es muy simple, si tienes alguna consulta referente al código CUBSO puedes escribir a través del correo electrónico consultas_cubso@osce.gob.pe.

Ficha de presupuesto SEACE: ¿Qué información se registra?

Muy bien, de acuerdo a lo expuesto en la “Normativa de Contrataciones del Estado” es un requisito que antes de la convocatoria todo el procedimiento debe contar con una Certificación de Crédito Presupuestario o en su defecto una Previsión Presupuestal.

Y es que esta información, debe figurar en la ficha del presupuesto del expediente de contratación.

SEACE buscador

El SEACE 3.0 buscador es el método que te permite encontrar de forma sencilla los procedimientos de selección convocados por las diferentes entidades públicas, como concursos, licitaciones, adjudicaciones simplificadas y comparaciones de precios.

Del mismo modo, todas las contrataciones indirectas, subastas electrónicas y otras gestiones adicionales pueden ser encontradas con el seace buscador público.

Y es que esta herramienta abierta al público es todo lo que necesitas para facilitar el acceso a la información de proveedores, personas y entidades públicas en general.

Entre las búsquedas que puedes hacer con el buscador seaces se encuentran:

Buscador de procedimientos de selección:

Encuentra todos y cada uno de los procedimientos de selección que convocan las diferentes entidades públicas. Y para lograrlo utiliza el nombre o las siglas de la entidad, el tipo de procedimiento de selección que se requiere, el año de convocatoria, y algunos datos más.

Buscador de Expresiones de Interés:

Este buscador seace permite la búsqueda de Expresiones de interés como lo indica su nombre. Dichas expresiones son emitidas por las entidades autorizadas dentro de la Autoridad para la Reconstrucción de Cambios.

Buscador de Ordenes de Compras y Servicios:

Un apartado para quienes desean consultar  órdenes de compra y órdenes de servicios que han sido previamente registrados por las entidades del estado. Y esto incluye a todas y cada una de las contrataciones inferiores a S/ 41.2000.00.

Buscador de Difusión de Requerimientos:

Muestra todos los requerimientos que han sido publicados por las diferentes entidades del Estado. Y es una de las búsqueda seace que se encuentran solo con el nombre o sigla de las entidades, la descripción de los requerimientos, las fechas de publicación o el objeto de contratación.

Buscador de Expediente Tribunal:

Ideal para buscar procedimiento que cuenten con un recurso de apelación, por lo que solo debes ingresar el número y año del expediente de tribunal y tu búsqueda estará completa. Nota: Puedes ingresar al seace buscador de procesos desde este enlace.