Herramientas para gestión del tiempo
¿Quieres aprender a ahorrar el tiempo y organizarlo mejor? Te presentamos una lista de herramientas para gestión del tiempo que van a facilitarte la vida.
Pues, la gestión del tiempo se encuentra estrechamente relacionada con la productividad. Y a menudo, es normal que nos sintamos frustrados por no saber aprovechar eficazmente nuestro tiempo, que como bien sabrás; es uno de los recursos más valiosos.
Y es que si eres de esos a los que “El tiempo no le es suficiente” y acumulas tareas esperando cumplirlas algún día, este artículo sin duda es para ti.
Nota: La mayoría de recursos que mostraremos a continuación ya han sido probados por nosotros mismos, y en su mayoría son herramientas para gestión del tiempo gratuitas. Esperemos les sean de gran utilidad.
Gestión del tiempo: Hábitos que pueden ayudarnos
Organizar las mesa de trabajo:
No todos son las herramientas para gestión del tiempo, y si quieres administrar tu tiempo de manera óptima disponer de una mesa de trabajo organizada y lo más despejada posible es una excelente práctica.
Así pues, una vez finalizada tu jornada de trabajo, debes dejar tu mesa libre de documentos, objetos y cualquier otro material que entorpezca o atrase nuestras actividades del día siguiente. Pues, con no tener que iniciar tu jornada limpiando ya es un paso importante de productividad.
Saber asignar los tiempos:
Algo importante que debes manejar es la asignación de tiempos para las tareas. Y para lograrlo eficientemente puedes partir de los siguientes conceptos:
- Durante las primeras horas del día tu nivel de concentración está más elevado.
- Está demostrado que entre los 25 y los 35 minutos podemos enfocarnos a plenitud en una tarea (Por lo que debes dejar las tareas más importantes en este lapso de tiempo)
- Para las tareas secundarios o auxiliares como organizar documentos, o bandejas de entrada. Asigna los espacios de tiempo donde el nivel de concentración disminuya.
- Cuenta siempre con un plan B, ya que los imprevistos siempre están a la orden del día, por lo que en caso de que ocurra alguno, nuestra organización y tiempo se verá menos afectada.
Siempre establece las prioridades
Una vez sepas cuales son las tareas a cumplir en el día; es indispensable priorizar un orden jerárquico en su ejecución y un tiempo determinado para cada una de las tareas pendientes.
Por esto, es un principio fundamental para muchos comenzar haciendo las tareas más importantes del día, y claro, dedicarles también una mayor cantidad de tiempo.
Ahora bien, resulta conveniente intercalar estos lapsos de tiempo de concentración intensa, con algunos periodos que estén destinados a tareas o pendientes más sencillos o fáciles.
Los ritmos de trabajo importan
Cada uno de nosotros tenemos un nivel de energía para llevar a cabo nuestras labores. Y esta energía es fluctuante ¿Qué significa esto? Que durante el día alcance un nivel máximo, y como es natural, este nivel termina por descender.
No obstante, hay que entender que cada ser humano tiene un ritmo de vida personal. Por lo que si quieres aprovechar el tiempo al máximo, es importante que te autoanalices y conozcas tus propios ritmos tanto físicos como mentales.
Pues solo así, podrás sacar el máximo provecho a los periodos de rendimiento bajos y elevados. Dicho esto el mecanismo es simple:
Las tareas más complejas deberás realizarlas en los periodos de tiempo en los que el rendimiento este en su punto máximo, mientras que las más sencillas o menos complejas en el caso.
Aprende la importancia de dividir las tareas
No importa la tarea que tengas por delante, si quieres terminarla de forma exitosa; el mejor camino es hacerla mediante pequeños pasos o logros.
O en otras palabras, cuando te encuentres ante una tarea compleja; es un buen método dividir esta tarea en diferentes etapas o fases de trabajo. A lo que se suma la asignación del tiempo o duración que dispondrás para cada una de estas etapas.
Créenos, resulta un método bastante practico, y en menos de lo que piensa podrás realizar tareas difíciles o largas en un menor tiempo que antes y de forma mucho más ordenada.
Evita las interrupciones o distracciones
Era de esperarse, pero las interrupciones y distracciones son totalmente incompatibles con una gestión del tiempo eficaz. Es más, son las principales causantes de que “el tiempo no alcance”.
Por ello, si quieres gestionar correctamente el tiempo y estas decidido a hacerlo, debes adoptar ciertas medidas, y esto apunta directamente a la conducta de cada individuo en particular.
Evita distraerte o dedicarte a otras tareas en paralelo, así como evita a terceros (compañeros de trabajo, llamadas, visitas que no esperas). La clave es que el tiempo que dispongas en una tarea (40 minutos por ejemplo) sea empleado únicamente en ese fin y no en otra cosa.
Créenos, notaras una mejoría inmediata en la gestión de tu tiempo si empiezas a aplicar este método.
Descansar importa
No confundas aprovechar el tiempo con pasar jornadas laborales sin respiro. Y es que si quieres eficiencia ¡Debe hacerse todo lo contrario!
Por esto lo conveniente es fijar una serie de descansos entre cada actividad o tarea ¿Es momento de un café? ¿Estirar un poco el cuerpo? ¿Charlar o revisar el móvil? Este sin duda es el momento para hacerlo.
Lo recomendable es descansar 10 minutos aproximadamente cada 40 minutos de trabajo o 30 minutos cada 2 horas. Recuerda que la clave nuevamente está en respetar el tiempo sin excederse tanto en el descanso como en las actividades.
Aplicaciones recursos y herramientas para gestión del tiempo: Según su uso
Te presentamos algunas herramientas para organizar el tiempo según su función específica:
Hacer listas o listados
- Remember the milk:
Una aplicación genial para hacer listas y donde además puedes añadir nuevas tareas cada vez que gustes es Remember the milk.
Esta herramienta permite la opción de: poner etiquetas, asignar una fecha, el nivel de prioridad, la localización y la duración de una tarea. Así como también te permite incluir notas para asignar o compartir dichas tareas con otros usuarios de la aplicación.
A esto podemos sumar algunas otras ventajas extras como la posibilidad de exportar la lista de tareas pendientes en un cómodo formato de calendario, indicar al programa que nos envíe notificaciones, resúmenes y recordatorios al móvil u ordenador; y crear tareas vía e-mail.
Ojo, todas estas opciones están disponibles en su versión gratuita, sin embargo, si buscas una herramienta para gestión de tiempo más completa puedes pagar por Remember the Milk PRO.
Que te permite algunas ventajas extras como la subdivisión de tareas, trabajar en modo offline, compartir ilimitadamente tu lista y una mayor gama de personalización tanto de colores como de la apariencia en general.
- Teuxdeux:
Otra interesante aplicación para llevar a cabo listas de tareas y organizarlas. Y todo sin mencionar, su gran comodidad de uso, interfaz y novedoso diseño; ya que visualmente es muy similar a una lista escrita en una hoja de papel.
Además, el contenido mostrado en pantalla es extremadamente flexible no solo en uso, sino también en edición. Por lo que alguien con pocos conocimientos en herramientas de gestión de tiempo podrá usarla con facilidad.
A esto podemos agregar sus 3 secciones de tareas: Una que funciona como calendario, otra encargada del apuntado de las tareas diarias y una última donde puedes crear todas las listas que gustes sin un orden cronológico, prioritario o de tiempo.
Por ultimo podemos destacar que TeuxDeux es totalmente compatible con todos los navegadores de escritorio. Sin embargo, si quieres usarla desde un teléfono móvil solo será posible con Mac.
Y aunque en Mac es una aplicación de pago, igualmente podrás disfrutar de ella durante un periodo de prueba gratuito para que puedas conocerla antes de realizar tu compra.
- Things:
Ya que hemos tocado el tema de Mac, aprovecharemos para presentar Things. Una app exclusiva de Mac, que ha sido considerada entre las mejores aplicaciones para gestionar el tiempo que existe en la actualidad.
En ella pueden apuntarse todas las tareas que se tengan pendientes con el fin de organizarlas según sea su importancia durante el día, semana, mes o año.
A esto incluimos algunas particularidades interesantes, y es que las tareas dentro de Things son llamadas proyectos. Y puedes organizar estas tareas y proyectos por temas. Es decir: tareas de estudio, salud, familia, dinero, trabajo, etc.
Y si eres de los que le gusta trabajar bajo presión, puedes poner una fecha límite para cada tarea, así como editar sus prioridades o moverlas a otro proyecto. Incluso y si lo deseas, puedes crear tus tareas por voz a través de Siri.
Ahora bien y como era de esperarse en aplicaciones para Mac, Things es una aplicación de pago. Aunque al igual que la anterior, puedes disfrutar de un periodo de prueba totalmente gratuito en caso de querer experimentar un poco con ella.
- Todoist
Otro app para organizar el tiempo y las tareas de cualquier aspecto de tu vida paso a paso. Y lo mejor es que cuenta con una versión gratuita bastante completa y que seguro va ayudarte a gestionar tu tiempo de forma eficiente.
En ella podrás crear tareas y si lo deseas sub-tareas; organizarlas dentro de proyectos, marcarlas con fechas límites, darles el grado de prioridad y compartir tus proyectos con otros.
A esto podemos añadir algunas opciones interesantes como el marcado de etiquetas, la activación de notificaciones en tiempo real, la sincronización con el calendario de tu ordenador o móvil; y otras funciones más completas como el uso de plantillas y la facturación, que lamentablemente vienen en su versión Premium o de pago.
Por lo demás, cuenta con un diseño intuitivo y bastante sencillo, a lo que añadimos que es compatible con todos los sistemas operativos y dispositivos del mercado.
- Omnifocus
Muy bien, por ultimo haremos una especia de mención honorifica a Omnifocus, ya que no es una herramienta para gestión del tiempo que pueda utilizar todo el mundo ¿Por qué lo decimos? Primeramente es exclusiva de Mac, no es gratuita y tampoco es barata.
Ahora bien, su objetivo es claro, ordenar eficientemente todas y cada una de las tareas que tengas sin importar su tamaña, tiempo o duración.
Para logar su misión, esta herramienta divide todas las tareas pendientes en 3 grupos:
- Las que duran menos de 2 minutos y que puedes hacer inmediatamente.
- Las que son necesarias delegar a otras personas.
- Todas las tareas restantes que debes ordenar por tu cuenta en base a su importancia.
Es así como Omnifocus aislará algunas tareas, y llevará a otras a un proyecto más grande y que involucre actividades afines.
Y es que no importa el proyecto, siempre todo debe iniciar por al menos 1 tarea; ya que esta no solo te permite empezar, sino también avanzar gradualmente.
Podemos destacar también, que tiene funciones impresionantes, como la función de “contextos” que asocia las tareas no al proyecto asignado, sino al objetivo como tal. Por lo que segmentará todo incluso en lugares. Por ejemplo: Organizará todas las tareas que debes hacer cerca de la ubicación en la que estés.
¡Sin duda una herramienta para gestionar tiempo sumamente útil e inteligente!
Mejorar tu calendario y compartirlo
- GCal o Google Calendar:
Cuando aprendas a sacar el máximo potencial a esta herramienta sin duda no querrás dejarla de usar.
Primero que nada, es funcional en cualquier dispositivo, además, es intuitivo gracias a su cómodo interfaz, y si sumamos a esto su fácil uso, sin duda es una herramienta para gestión de tiempo perfecta.
En ella puedes crear y editar todo tipo de eventos, así como asignarles tanto la hora como el lugar. Del mismo modo, puedes añadirle colores, notas, el tiempo de duración, algún recordatorio, o cualquier otro tipo de opciones como crear listas de tareas por ejemplo.
Esto no es todo, puedes crear varios calendarios si lo necesitas y verlos juntos o por separados ¿Y si quieres compartirlos con alguien más? No hay problema, GCal permite compartir tareas y calendarios con otros usuarios rápidamente y en tiempo real.
A esto podemos añadir algunas ventajas como la extensión para Chrome de Google Calendar. Ya que al tener instalada esta herramienta solo bastara con arrastrar el puntero por encima del icono para que se desplieguen nuestras próximas tareas pendientes.
Además, es totalmente gratuita y al ser tan popular, muchos desarrolladores han creado nuevas aplicaciones para añadirle que podrían resultarte de gran utilidad.
- Calendario Editorial:
El calendario editorial es fundamental en cualquier estrategia donde la publicación regular de contenido esté implicada.
Ya que gracias a este útil calendario podrás no solo planificar el contenido que va a ser publicado, sino también elegir donde publicarlo, como hacerlo, cuando hacerlo y para que lo quieres hacer ¿No crees que ahorras tiempo?
Con esta herramienta podrás planificar cómodamente los contenidos a publicar de una solo vez, en lugar de encomendarse a la tarea de hacerlo diariamente. Algo importante, ya que podrás asegurarte que tienes contenido disponible para tus diferentes públicos y canales de publicación. Y es que solo así, podrás alinear todo en pro de tus objetivos.
- FantastiCal 2:
De nuevo volvemos al iPhone, y es que esta aplicación no podrá conseguirse en Play Store. Ahora bien, FantastiCal 2 es una de nuestras favoritas ya que puede integrarse con otras aplicaciones como Google Maps, Facebook, e-mail y entre otras más.
Cuenta también con funciones de recordatorios con alarma si lo deseas; y gracias a su función de reconocimiento de lenguaje, será sencillo incluir nuevas tareas por reconocimiento de voz, o crear rápidamente eventos que la aplicación detecte se repiten de forma constante.
A esto y no menos importante se le suma un bonito diseño, múltiples opciones de visualización a personalizar y algunas alternativas adicionales que podrás ver dentro de la app.
Eso sí, esta es una de las herramientas para gestión del tiempo de pago, aunque puedes disfrutar de un periodo de prueba gratis antes de comprarla.
Tomar apuntes, notas, ideas y poder compartirlas
- Evernote:
Una increíble herramienta, y a pesar de que ha sido limitada recientemente en su versión gratuita; sigue siendo una herramienta bastante útil y flexible.
En ella puedes apuntar todas y cada una de las cosas que pasen por tu cabeza ¿Y que la hace tan especial? Que esto no solo puedes hacerlo con notas escritas, también puedes apuntar imágenes y diferentes archivos.
Permite también organizar todas las notas almacenadas en carpetas y compartir cualquier archivo almacenado de forma rápida y sencilla. Y por si fuera poco su función de búsqueda es capaz de identificar tu letra escrita a mano.
Ahora bien, si hablamos de su versión Premium o de pago puedes buscar textos en PDF, hacer escaneo de tarjetas de visita, trabajar sin necesidad de tener conexión, llevar a cabo presentaciones y mucho más.
- Simple Sticky Notes
Si eres fan de las notas adhesivas o postits de seguro esta herramienta para organizar el tiempo te va a encantar.
De hecho, es una herramienta que al igual que una nota adhesiva no tiene mayor complejidad. Y de aquí nace su principal atractivo “la simplicidad” de su aspecto y uso.
Y es que Simple Sticky Notes, son notas cuadradas a las cuales debes asignarles un color, y escribir en ellas cualquier tarea, pensamiento o idea que tengas.
Puedes además, ponerle un título a cada nota, así como la fecha y hora en la que fue escrita. Y a esto sumamos algunas opciones de personalización extra como el tipo de topografía, o la función de poner alarmas a las notas.
Ahora bien, pasemos al punto más atractivo de esa herramienta, que es la opción de “pegar” las notas en la pantalla del ordenador ¡Claro está! Con la opción de poder quitarla, minimizarla, ajustar el nivel de transparencia, tamaño y más.
Compartir, almacenar y enviar diferentes archivos
- Google Drive
Entre las mejores herramientas o aplicaciones para gestión del tiempo se posiciona Google Drive. Ya que es un espacio de almacenamiento gratuito dentro de la nube donde puedes guardar cualquier tipo de archivo. Y eso sin mencionar que puedes compartirlo y permitir que varias personas en simultaneo tengas derecho a editar el documento o carpeta en tiempo real para trabajar en él.
Además, también cuenta con la opción de acceder a los documentos y editarlos sin necesidad de estar conectado a internet.
Y si esto no es suficiente, puedes crear archivos en los formatos más populares y usados hoy día como: texto, presentaciones, dibujos, hojas de cálculo y mucho más. Así como también descargar archivos en: Pdf, Microsoft Office y muchos más.
- Dropbox
Otra de las herramientas para gestión del tiempo de uso diario que quizás la mayoría conozca, pero de no ser así ¡Imagina que tienes un disco duro siempre a la mano al que puedes acceder desde cualquier lugar o tipo de dispositivo! Eso es exactamente Dropbox.
Aquí podrás hacer un backups o respaldo de toda la información que necesites: proyectos, canciones, trabajos, imágenes, videos, etc.
Pero así no se queda todo, ya que esta plataforma además permite editar los archivos, trabajar en ellos en grupo y compartirlos a otros usuarios.
Olvídate de intercambiar un montón de emails con un equipo de trabajo, en su lugar un solo archivo compartido dentro de Dropbox bastará, además que conserva a la vista de los participantes un registro de los cambios realizados.
Todo esto al igual que Drive, se puede disfrutar en la versión gratuita de la herramienta. Sin embargo, si necesitas más espacio o algunas funciones extras puedes dar un vistazo a sus planes Premium de pago.
Guardar enlaces:
- Los Marcadores o Favoritos:
Un recurso que resulta increíblemente practico ya que no solo es una función incluida en todos los navegadores por lo que no requiere descargas o instalaciones, sino que también es muy fácil de utilizar.
Úsalo para guardar cualquier enlace de interés como buenos artículos, herramienta, catálogos o cualquier fuente de recurso disponible que facilite tu trabajo.
Otras herramientas top para gestionar el tiempo
Rescue Time
Al instalarla en tus dispositivos puedes descubrir en que has estado invirtiendo tu tiempo. Ya que te mostrará las páginas webs, redes sociales y demás aplicaciones. Y todo con el objetivo de que controles el tiempo de uso de las distintas plataformas y te centres en concentrarte en lo que amerita mayor prioridad.
Pomodoro Tomato Timer
Si te gusta el método o técnica Pomodoro esta es una de las herramientas para la gestión del tiempo que necesitas. Ya que justamente trata de eso; ya que es un cronometro de 25 minutos de trabajo o actividad por 5 o incluso 10 de descanso.
Herramientas para gestión del tiempo
Estas son útiles para organizar los proyectos y dar a las tareas la prioridad necesaria. Nosotros elegimos algunas de las más famosas que son: Trello,Planner y Asana.
Todas ellas funcionan mediante tableros y son ideales para trabajar en cooperativo; ya que permiten conversar dentro de la plataforma y compartir o intercambiar archivos.
SelfControl
Su utilidad es simple, bloquear las páginas que te roban más tiempo. Sin embargo, el control final está en tus manos.
