Cómo redactar un correo para una empresa
Cómo redactar un correo para una empresa no es lo mismo que hacer un email para un amigo, tiene sus propios parámetros que se deben respetar para que se entienda el mensaje a ser transmitido.
La comunicación a través de Internet ha facilitado la transmisión de información para los negocios, uno de los medios más utilizados es el correo electrónico, que puede ser de tipo formal e informal dependiendo del contexto.
En un email, la redacción debe tener varias características para que se vea impecable, entre ellas, una excelente ortografía hace que el texto se vea atractivo y pulcro.
En el presente artículo aprenderás las diferentes especificaciones para redactar un correo electrónico para una empresa.
Recomendaciones cómo redactar un correo para una empresa
Redactar un correo para una empresa implica una serie de pasos que no puedes obviar, cuando deseas que tu negocio resalte ante tantos cambios inmersos en las corporaciones:
Debes utilizar una dirección de correo corporativa
Las empresas disponen de su propia marca que se preparan para llegar al público deseado, por lo cual su nombre debe tener presencia en toda su protocolización.
El asunto del correo
Todo correo electrónico debe disponer de un asunto, que hace alusión al tema a tratar. El mismo debe contener pocas palabras especificadas de forma concisa y clara.
Sintetizar la información
Es recomendable que antes de escribir el texto hayas identificado la información para poderla plantear lo más resumida posible.
No reenvíes correos
El hilo de la conversación que se genera al momento de hacer los reenvíos, es muy difícil de leer y tiende a confundir tanto al emisor como al receptor.
Respeta las reglas gramaticales
Considera el estilo de la redacción, ya que, será enviado a una empresa. La ortografía y los signos de puntuación son muy importantes.
Utiliza una identificación o firma
Diseña una firma corporativa que identifique al personal, el cargo que posee, para cuál empresa trabaja y además es recomendable anexar su firma digital.
Escritura formal
Se debe tener cuidado con escribir textos emotivos o expresión descortés.
Datos Adjuntos
En caso de requerir anexar algún archivo, procura que no sean demasiados ni muy pesados.
Cómo redactar un correo para una empresa de manera formal
Es importante que analices cómo redactar un correo para una empresa, sus aspectos técnicos y contenido, que pueden elevar tu información para crear buena receptividad por parte del receptor, después de leer tu correo electrónico.
Sigue las indicaciones anexas para mejorar tu presentación en un correo formal:
Redacción
Debes emplear buenos argumentos para motivar a tu receptor a establecer una alianza contigo. La misma se debe enmarcar en los beneficios que otorga tu empresa para tu cliente.
La información no debe ser engañosa, debe garantizar coherencia, el lenguaje debe ser adecuado a la ocasión, es decir, debe mostrar dedicación y no debe ser atrevido.
El Contenido
Actualmente la cantidad de correos electrónicos que reciben las empresas no les permiten detallar toda la información.
Sin embargo, el lector esquematiza toda la información, por lo cual, es importante destacar todos los detalles sin perder el mensaje que se desea transmitir.
Normas de cortesía
En las redes sociales en específico, la mensajería instantánea, como por ejemplo WhatsApp y/o Telegram, la escritura se caracteriza por ser informal.
En cuanto a los textos que se exponen en un correo electrónico, estos deben conservar un saludo inicial y despedida al finalizar el escrito.
Entre las alternativas de cómo redactar un correo para una empresa, puedes emplear palabras como: buenos días o buenas tardes, estimado(a) señor(es), señora, entre otras, debido a que siempre se ha establecido entre las reglas del email que su comunicación es formal.
Revisar varias veces
En el apartado anterior se hizo énfasis en la gramática y la ortografía, esto crea un estilo detallando cómo redactar un correo para una empresa.
Una vez hayas escrito el texto, revisa las veces que sea necesario los acentos y la semántica. Esto mostrará el respeto que merece tu lector.
Conserva el estilo
Un estilo con formato ordenado facilita la lectura. Emplea párrafos cortos, es decir, no extensos. Implementa el uso adecuado de negritas o cursiva cuando necesites resaltar ideas en el texto.
Selecciona una letra adecuada. Preferiblemente fuentes como: Arial o Times New Roman en tamaño 12 y un color estándar, lo recomendable es el negro o tono gris oscuro.
Las fuentes que son decorativas no generan la formalidad que se requiere para redactar un correo de empresa.
Recuerda que el diseño del correo también produce un impacto. Con esto quiero decir que el fondo no debe ser de colores, se debe conservar blanco, mientras más simple mejor. Anexos como logos y fotografías sobrecargan la información.
En el estudio de cómo redactar un correo para una empresa. Las palabras son las que quieres vender, de esta manera te estas preparando para el éxito de tu negocio.
Uso de palabras abreviadas
En los emails el empleo de las abreviaturas es poco usual. Se deben utilizar sólo si son necesarias para expresar una idea.
Los motivos para no emplear abreviaturas son simples, el primero porque el lector debe saber de qué le están hablando, y el segundo es decirle al receptor que no se tiene tiempo necesario para escribir correctamente.
Emplear un tono adecuado
Es bien sabido que colocar palabras todas en mayúsculas denota que se le está gritando a las personas, lo que implica un tono inadecuado de forma escrita.
Este tipo de expresiones no son bien vistas. Las palabras escritas se expresan por si solas, no importa que la persona no se encuentre en una comunicación directa contigo.
Ordenando las ideas, cómo redactar un correo para una empresa, el tono adecuado debe ser suave, simple y explicativo.
Presentación del emisor
Luego del saludo, el primer párrafo es indicar su nombre y las gestiones que realiza en la empresa, de esta manera ya se identifica ante el usuario que recibe el mensaje.
La presentación del emisor influye en cómo redactar un correo para una empresa, sin la misma el mensaje no tiene sentido, porque si el receptor no sabe quién le escribe puede desechar la información por completo.
Destaca la información
En este punto debes tener cuidado con lo que deseas exponer. Nunca dejes para el final del email el objetivo del mensaje.
Evita enviar figuras
Actualmente para poder comunicar tus emociones puedes utilizar en un texto escrito emojis, stickers, evaluando cómo redactar un correo para una empresa, esto no es adecuado, existen plataformas que son apropiadas para usar este tipo de interacciones con el usuario.
Pautas de un correo electrónico
Entre las pautas cómo redactar un correo para una empresa, existe la organización de la estructura del email. El usuario que emite el mensaje debe tener todos los datos a utilizar al alcance de la mano como son:
Dirección de correo adecuada
En ocasiones tenemos direcciones de correos no acordes con la empresa, entre ellas puedes observar “muchacho123” “competencias1520” estas direcciones no representan tu empresa.
Lo ideal es que adecues tu correo a contanto@nombredelnegocio.es, en caso de que lo quieras de manera general.
También lo puedes personalizar utilizando tu nombre, apellido y un dominio propio. De esta manera la persona siente que tiene contacto directo con el responsable de la empresa, además de otorgar seriedad a la misma.
Los destinarios de un correo electrónico
Con la finalidad de no cometer errores con la transmisión del mensaje, para enviar el correo debes tomar en cuenta los destinatarios, con las siguientes preguntas que se describen a continuación:
- ¿Quién es el solicitante de la información?
- ¿La persona que puede atender la comunicación, en caso de no encontrarse el encargado?
- ¿Quién debe recibir la comunicación, sin que los demás sepan?
Breve explicación
El asunto no puede pasar desapercibido, no debemos utilizar una sola palabra, las características del mismo deben ser explicativo, sencillo, fácil de leer y de entender.
En el proceso de cómo redactar un correo para una empresa, debes evitar información recargada o sin sentido, que el receptor sepa inmediatamente el contexto de lo escrito para poder emitir una respuesta.
Respuestas adecuadas
Con el diseño de un método para redactar correos. También se deben pensar en las respuestas que se van a emitir en el mismo.
No se puede responder sin antes leer ¿Qué solicita el cliente? y estar seguro que se le va a resolver lo solicitado.
Consultando el receptor del email, en muchas ocasiones tampoco le puedes responder a todos al mismo tiempo, porque no todos los usuarios tienen la misma duda.
Tiempo de respuesta
Cómo redactar un correo para una empresa influyen los tiempos de respuesta oportunos. El cliente que realiza una solicitud por medio de un email no espera que le contesten al siguiente día, eso no se ve profesional.
En los correos electrónicos existen las respuestas automáticas que favorecen a la empresa, cuando tienes días de ausencia por vacaciones o porque en ese momento no se encuentra la persona que puede otorgar la información.
Seguridad de la información
Las empresas deben garantizar que la información tanto recibida como enviada a un usuario se encuentre protegida.
Los mensajes que se suministran, llevan datos que pueden ser vitales para ambas partes, como por ejemplo montos de facturación, presupuestos, costos de la mercancía entre otros.
Estableciendo cómo redactar un correo para una empresa debes evitar colocar datos sensibles que sean propios del emisor o del receptor.
Protocolo antes de enviar un correo
Cómo redactar un correo para una empresa te pone a la perspectiva para crear un procedimiento que tú y tus empleados sepan que hacer antes de que salga cualquier comunicación escrita:
- Verificar las direcciones de correo del destinatario y las copias hacia quién van dirigidas.
- Te encuentras en la cuenta correspondiente para enviar el correo.
- Los nombres de los destinatarios se encuentran escritos correctamente.
- Revisar ortografía y puntuación.
- En caso de tener cualquier archivo adjunto, verificar si se han comentado en el texto del email.
- Es recomendable en cómo redactar el correo para una empresa, escribir el cuerpo del mensaje, revisarlo y por último colocar las direcciones de envió esto minimiza los errores.
- Cuando enviaste el correo y te has dado cuenta de algún error, inmediatamente ofrece disculpa y aplica los correctivos.
- Mantén a tu personal informado de cada uno de tus clientes y cómo quieres que la comunicación escrita se les realice para evitar inconvenientes.
Beneficios de cómo redactar un correo para una empresa
Los correos realizados por una empresa tienen un objetivo claro que es capturar clientes potenciales o mantener los que ya están en la cartera de consumidores de tu producto o servicio.
El texto del correo debe ser escrito para producir una reacción. El enfoque del email no se puede perder con un mensaje que no se exprese claramente, de lo contrario la empresa perderá clientes. La precisión de la comunicación es la que garantiza el éxito de la empresa en la ardua tarea de conectarse con los usuarios.
Si quieres ver a un usuario realizar una acción, en el mensaje puedes colocar, por ejemplo: Oprime el siguiente botón para que “descargues las imágenes de las comidas que te ofrecemos”. Ese detalle va a permitir que tu cliente devuelva una respuesta y te haga un comentario.
Feedback
Entre los factores para construir un feedback con los clientes, cuando se tiene una empresa primero es disponer de un producto o servicio que tenga calidad y que aporte beneficios con el entorno.
Adicionalmente se deben establecer estrategias optimas entre empleados y personal directivo, para impulsar el negocio a tener buenas oportunidades en el mercado, por medio de las redacciones de correos efectivos.
Entre una de las tácticas de cómo redactar un correo para una empresa, muchas son las alternativas para impresionar con las palabras, entre ellas la educación, el respeto hacia el lector, la objetividad, la ortografía, el buen uso de la herramienta digital sea: Gmail, Outlook y muchos más.
Formato de la comunicación
En un mismo orden de ideas, el conservar un estilo sobrio en la comunicación, una firma como empresa que te identifique, expresar un texto sin emociones encontradas, diluir la comunicación para enviar respuestas que aporten solución.
Crear una integración de ideas entre tu comunidad laboral, para tener procedimientos efectivos que te permitan corregir eventualidades y así manejar tácticas para definir email marketing: 10 trucos para hacerlo eficaz.
Con estos pequeños datos tu información se convierte de vital importancia, un correo bien redactado demuestra la efectividad de tu empresa, por lo cual debes esforzarte para que cada día tu comunicación sea formal pero flexible a cualquier cambio si así lo amerita.
